Geheimen van succesvolle teams

In de reviews van de literatuur op dit gebied, in de diverse wetenschappelijke onderzoekingen die zijn verricht, en in de vele case-studies die de laatste jaren zijn gerapporteerd, komen enkele trends naar voren die iets onthullen van de cruciale factoren die beslissend zijn voor het succes – of gebrek aan succes – van een team.

Wat zijn de belangrijkste voorwaarden voor succesvol teamwerk?

In de reviews van de literatuur op dit gebied, in de diverse wetenschappelijke onderzoekingen die zijn verricht, en in de vele case-studies die de laatste jaren zijn gerapporteerd, komen enkele trends naar voren die iets onthullen van de cruciale factoren die beslissend zijn voor het succes – of gebrek aan succes – van een team.

Hou het klein
dat is – zoals al eerder gezegd – de eerste. De ideale omvang is ongeveer zeven man, en liefst nog wat minder. Zes collega’s om intensief te leren kennen, dat is nog te overzien, nog te doen – maar als je met 24 anderen werkt, dan wil je (en kun je) niet meer met ieders gebruiksaanwijzing rekening houden, en krijgen andere groepsdynamische processen de overhand.

Zorg voor diversiteit
Variëteit (aan karakters) is een belangrijke voorspeller van de effectiviteit van een team. Hoe complexer de taak van het team en hoe gevarieerder het product, hoe groter het belang van een complexe, gevarieerde samenstelling aan persoonlijkheden; aan mensen die elkaar aanvullen én tegenwicht bieden. Een goed evenwicht tussen de verschillende zienswijzen en zijnswijzen in het team dwingt mensen zichzelf te profileren en het beste uit zichzelf te halen, dwingt tot reflectie en een heldere doelstelling – twee andere succesfactoren voor effectief teamwork.

Verdeel de rollen goed
Als men voldoende variëteit aan karakters om de tafel heeft weten te verzamelen, is het ook van groot belang om de taken en verantwoordelijkheden die er zijn zó toe te wijzen en te verdelen, dat ieders functionele rol zoveel mogelijk correspondeert met zijn natuurlijke teamrol. Bijvoorbeeld dat iemand die creatief, verbeeldingsrijk en verstrooid is, een functie kan bekleden waarin hij ook daadwerkelijk creatief en verbeeldingsrijk (en, wie weet, zelfs enigszins verstrooid) kan zijn. Met andere woorden, de allocatie van taken dient plaats te vinden op basis van een goed inzicht in ieders authentieke rollen, recht te doen aan ieders natuurlijke sterkten en voorzieningen te treffen voor het hanteren van ieders beperkingen.

Stem de persoonlijkheden af op de groepstaak
Always change a winning team. De gewenste eigenschappen van de teamleden hangen nauw samen met de taak van het team. En die taak kan voortdurend veranderen, afhankelijk van de fase waarin het team verkeert, van veranderingen in de omgeving, van de markt en van de conjunctuur. Dat betekent dat de teamleden zich bewust moeten zijn van het moment waarop zij hun rollen productief moeten maken, óf juist aan de teugel moeten houden. Ook de vraag wie de meest geschikte leider is van het team, kan voortdurend veranderen. Teams die vasthouden aan een eenmaal overeengekomen rolverdeling, hoe succesvol die ook bleek te zijn, ‘leren’ niet meer en kunnen tot veler verbazing terugvallen in de performance en het plezier van hun samenwerking.

Een heldere doelstelling en het eeuwige trilemma
Het belang van een heldere doelstelling zal niemand betwisten. Van een goed geformuleerd en welbegrepen gewenst resultaat kunnen de teamleden afleiden waar ze verantwoordelijk voor zijn en hoe ze zinvol kunnen bijdragen aan het bereiken ervan. Niettemin is het formuleren van een gezamenlijk doel lastig, en soms niet meer dan een gezamenlijk gekoesterde illusie, omdat ieder karakter dat op zijn eigen manier betekenis zal geven. Zo zal voor de een altijd de output voorop staan, het tempo in de besluitvorming en de voortgang; een ander zal zich juist sterk willen maken voor de diepgang en de kwaliteit van de besluitvorming (ook als dat ten koste zou gaan van de noodzakelijke voortgang); en voor weer een ander staan de samenhang en de eendracht centraal (zelfs al leidt dat tot een iets mindere kwaliteit). Inzicht in het belang van deze uiteenlopende strevingen, en aandacht voor de manier waarop zij werken, elkaar aanvullen én in de weg zitten – kan helpen de ‘heldere doelstelling’ voortdurend aan te scherpen en bij te stellen.

Houd conflicten zakelijk
Waar intensief wordt samengewerkt, ontstaan ook conflicten. Conflicten tussen de manieren waarop men problemen definiëert en denkt op te kunnen lossen. Conflicten tussen de opvattingen en wensen met betrekking tot een productief team. “Complementariteit” is geen station waar men aankomt, het is een manier van reizen, een niet-aflatend proces van doorzetten, volhouden, en toegeven. Of conflicten gezonde of ongezonde gevolgen hebben voor de verhoudingen in het team, hangt af van hoe en wanneer zij plaatsvinden, wat er op het spel staat en vooral, hoe ze gehanteerd worden. Tijd nemen om gevoelens van spanning en onbehagen te kunnen ventileren, goede feedback over en weer en een oprecht respect voor het anderszijn van anderen, kunnen helpen om conflicten zakelijk te houden. En, laten we dat niet vergeten, een waardevolle bron van energie.

Blijf reflecteren
Teams die regelmatig de tijd nemen om stil te staan bij het eigen functioneren, hebben een betere planning, zijn meer gericht op de lange termijn en letten beter op de signalen uit de omgeving. Door te reflecteren, kun je leren van je fouten. Dat is zinvol voor het nemen van belangrijke beslissingen , dat is behulpzaam bij het afronden van projecten. Volgens Michaela Schippers, docente aan de RSM, zijn momenten van reflectie hét middel om de andere variabelen die moeten leiden tot teamsucces, zoals de verlangde diversiteit aan karakter, een goede verdeling van taken en het hanteerbaar houden van conflicten, tot hun recht te laten komen.