In de reviews van de literatuur op dit gebied, in de diverse wetenschappelijke onderzoekingen die zijn verricht, en in de vele case-studies die de laatste jaren zijn gerapporteerd, komen enkele trends naar voren die iets onthullen van de cruciale factoren die beslissend zijn voor het succes – of gebrek aan succes – van een team.
Goed samenwerken, optimaal presteren.
Te ontwikkelen vaardigheden om als team goed te presteren. Er zijn 6 vaardigheden te onderscheiden:
> Communiceren
> Feedback geven en ontvangen
> Verantwoordelijkheid en initiatief nemen
> Besluitvorming
> Conflicten benutten
> Teamrol talent benutten
Communiceren
Communicatie wordt door onderzoekers als het meest essentiële onderdeel van het werken in teams gedefinieerd. De kwaliteit van communicatie is daarmee zeer bepalend voor de teamprestatie. Deze wordt belangrijker naarmate de complexiteit van de taken van het team toeneemt. De kwaliteit van de communicatie in een team neemt toe naarmate een team zich verder ontwikkeld in de teamontwikkeling.
Het begrip communicatie is veelomvattend. Het gaat over gespreksvaardigheden als nonverbale gespreksvaardigheden , verbale gespreksvaardigheden en het gebruiken van de verschillende communicatie niveaus.
Er zijn verschillende methoden in te zetten, zoals training van basale gespreksvaardigheden, de schakelniveaus voor effectieve communicatie, de Roos van Leary voor het aansluiten op je gesprekspartner en het omgaan met weerstand, en het Johari-venster voor inzicht in je manier van communiceren.
Feedback geven en ontvangen
Feedback bestaat uit informatie die aangeboden wordt aan een teamlid met als doel het verbeteren van zijn of haar prestatie. Hierbij kan feedback door teamleden zowel geven als gevraagd worden. Een open sfeer waar vertrouwen en veiligheid aanwezig zijn (eigenschappen van een ontwikkeld team leiden) nodigt uit tot het geven en vragen van feedback. Echter, feedback geven is een vaardigheid op zich.
Goede feedback is:
> Constructief (opbouwend)
> Specifiek (niet globaal)
> Beschrijvend (niet beoordelend)
> Gericht op gedrag (niet op de persoon)
> Tijdgebonden (zo snel mogelijk nadat het betreffende gedrag van de ander wordt gezien)
Feedback wordt waardevoller als je er een concreet advies ter verbetering aan koppelt.
Onderzoekers geven aan dat feedback tussen individuen in een team een positieve invloed heeft op de motivatie van teamleden, het leerproces van een team stimuleert en hiermee de prestatie verhoogt.
Feedback geven en ontvangen als oefening is stimulerend voor de teamontwikkeling, omdat men zich dan (eerst voorzichtig op taakniveau, dan geleidelijk meer persoonlijk) openlijk over elkaar uitspreekt. Men bekent dan dus kleur verdiept daarmee de onderlinge persoonlijke relaties.
Verantwoordelijkheid en initiatief nemen
In teams die matig presteren geven teamleiders vaak aan dat teamleden onvoldoende verantwoordelijkheid of initiatief nemen. Dit zijn in principe teamcompetenties, maar er is vaak een onderliggend probleem waardoor men geen verantwoordelijkheid of initiatief neemt. Dit kan zijn doordat het team nog in de startfase of strijdfase verkeert. Pas in de samenfase is het team in staat om goed autonoom te functioneren. De manier van aansturen door de teamleder beïnvloedt het nemen van initiatief en verantwoordelijkheid in sterke mate. De teamleider dient zijn of haar gedrag af te stemmen op de behoefte van de groep.
Oefenen met het nemen van initiatief en verantwoordelijkheid kan in teambuildingactiviteiten worden getraind. Het is dan wel van belang dat er voldoende tijd wordt besteed aan de onderliggende factoren die de ervaren invloed en autonomie van de teamleden beïnvloeden.
Besluitvorming
Effectieve besluiten zijn besluiten waaraan het team zich committeert en die in de praktijk zullen worden uitgevoerd.
Bij het analyseren van besluitvorming kan men gebruik maken van de volgende vragen:
> Welke procedure werd gevolgd?
> Hoe verliep het proces van besluitvorming?
> Welke factoren bespoedigden de besluitvorming?
> Welke factoren belemmerden de besluitvorming?
Wanneer de volgende vijf stappen worden uitgevoerd is de kans groot dat het teambesluit effectief is.
> Nauwkeurige probleemdefiniëring (Beeldvorming)
> Bedenken van mogelijke oplossingen
> Onderzoeken en wegen van de voorgestelde oplossingen (Oordeelsvorming)
> Kiezen van oplossingen (Besluitvorming)
> Plannen van de uitvoering
Besluitvormingsprocessen in teams kunnen op veel verschillende manieren worden verbeterd:
1. In korte oefeningen in trainingen komen vaak al basale (ineffectieve) patronen naar voren
2. In teambuildingactiviteiten komen deze patronen vaak nog meer naar voeren, aangezien deze oefeningen vaak langer duren en er meer samenwerking vereist is. De reflecties in de nabespreking zijn vaak langer en er kan meer tijd besteed worden aan het oefenen van de besluitvorming in een team omdat er een aantal oefeningen achter elkaar worden uitgevoerd.
3. Begeleiding on the job biedt een meer directe toepassing en meer herkenning van de ineffectieve besluitvormingsprocessen. De toepasbaarheid en het rendement is daardoor hoger. Het nadeel is dat het voor teams lastig kan zijn om afstand te nemen en daarmee inhoud en proces te scheiden. Begeleiding on the job werkt daarom het beste bij managementteams of teams van professionals. Belangrijk is dat er commitment is voor deze begeleiding. Als dit niet het geval is dan is de kans groot dat de druk van alledag leidend blijft en de procesbegeleiding wordt genegeerd.
Conflicten benutten
Waar wordt samengewerkt, ontstaan conflicten. En dat is goed, want conflicten kunnen cruciaal zijn in de ontwikkeling van een team. Echt samenwerken lukt namelijk alleen wanneer teams hun conflicten op de juiste manier weten te hanteren. Dan pas kan een groep mensen zich ontwikkelen tot een (h)echt team en beduidend betere resultaten boeken.
Dit stelt wel de nodige eisen aan u als leidinggevende. De wijze waarop u omgaat met de conflicten in uw team, bepaalt of uw team het maximale kan bereiken.
Conflicten benutten als teamcompetentie betekent ruimte geven aan conflicten in de verschillende fases in het teamontwikkelproces. Met name in de strijdfase doen zich belangrijke conflicten voor. Deze conflicten zijn een onvermijdelijk deel van het ontwikkelproces en u dient ze gezamenlijk als team door te maken en op te lossen. De conflicten ontstaan omdat mensen, met verschillende behoeftes, verschillende normen en waarden, verschillende manieren van samenwerken en verschillende eisen aan het team gezamenlijk een eensgezinde groep moeten vormen. Er moeten groepsregels ontstaan waarin iedereen zich kan vinden en er de groep moet haar ambitie en bestaansrecht definiëren. Het uitspreken van deze verschillend is niet gemakkelijk en leidt onvermijdelijk tot conflicten.
In een training of teambuilding kan aandacht worden besteed aan de manier waarom teams omgaan met conflicten. Daarnaast kan het voor teamleiders interessant zijn om de verschilledne soorten conflicten te leren herkennen en benutten.
Teamrol talent benutten
Elk team beschikt over teamleden met eigen talenten, valkuilen en een unieke bijdragen in de samenwerking. De teamrollen zijn “ontdekt” door de Brits onderzoeker Meredith Belbin, die onderzoek deed de vraag waarom sommige teams succesvol zijn en andere teams falen. Zijn onderzoek laat zien dat het niet om intelligentie of kennis gaat, maar om de variatie van rollen in een team die tezamen alle teamvaardigheden (lees teamrollen) hebben voor een effectief team.
Elke teamrol beschrijft stereotype gedrag en de bijdrage (toegevoegde waarde) die deze rol levert in de samenwerking. Het leren kennen en herkennen van de 9 verschillende teamrollen maakt heeft een aantal belangrijke voordelen:
> Inzicht in werkverdeling in het team
Vraag de Zorgdrager niet voor het brainstormen en maak een Plant niet verantwoordelijk voor de kwaliteitscontroles
> Bij het samenstellen van teams
Welke mensen heb ik nodig in mijn team. Belbin is hierover duidelijk: Teams met een gevarieerde samenstelling zijn succesvoller. De samenstelling wordt daarbij sterk beïnvloed door de taak van het team.
> Teamontwikkeling en teambuilding
Het inzetten van de teamrollen is een goede basis voor teambuilding activiteiten. Vanuit de teamrollen kun je goed kijken naar de talenten en valkuilen van een team en de individuele teamleden.
> Inzicht in wat je als team moet organiseren
In een team is vaak een disbalans in teamrollen. Dit is vaak niet op te lossen door simpelweg iemand bij te voegen met de benodigde teamrol talenten. Als dit het geval is, dan kunnen deze talenten worden georganiseerd?
> Praten over samenwerking vanuit positieve instelling
Bespreek de samenwerking in termen van talenten en inherente valkuilen
In een teamroltraining wordt de theorie van het Teamrol Management Model kort uiteengezet en worden de teamrollen besproken. Het mooiste is het als er een acteur aanwezig is die het gedrag van de verschillende teamrollen acteert. Dit geeft een goed beeld voor herkenning van de teamrollen en is vaak een leuke en frisse afwisseling van de theorie. Vervolgens zijn er verschillende oefeningen die kunnen worden ingezet om de teamrollen te leren kennen en leren toepassen in uw team.