4. Systemen

Systemen en de processen daarbinnen zijn van groot belang voor een organisatie. Binnen het inkoopsysteem zijn dat bijvoorbeeld de processen die betrekking hebben op het bestellen van de goederen en de bijbehorende orderbewakingsprocessen. Voorts is het van belang oog te hebben voor de noodzaak om systemen en de processen in samenhang te bezien, zodat gestreefd kan worden naar integrale optimalisaties binnen de organisatie.

Typen bedrijfsprocessen

Gebruik je het Handboek Organisatie en Management? Lees 10.2.2 Typen bedrijfsprocessen.

Ga op onderzoek in de organisatie. Beschrijf de wijze waarop processen worden bestuurd in de organisatie. Denk aan vragen als: zijn de processen beschreven? Waar kunnen we de procesbeschrijvingen terugvinden? Worden de procesbeschrijvingen bijgehouden, geactualiseerd? Welke primaire processen kom je in de organisatie tegen? Welke secundaire of ondersteunende processen zijn er? En welke bestuurlijke processen zijn er? Worden de procesbeschrijvingen ook daadwerkelijk gebruikt en, zo ja, hoe zie je dat terug in de organisatie en wat levert het op? Zijn er wel procesbeschrijvingen maar worden ze nauwelijks gebruikt? Waarom niet? Waarom maakt men dan procesbeschrijvingen?

Value chain

Gebruik je het Handboek Organisatie en Management? Lees 10.2.4 Bedrijfsprocessen en toegevoegde waarde.

Breng de value chain van de organisatie in beeld. Welke primaire activiteiten onderscheiden we en wat is de toegevoegde waarde van iedere activiteit? Wat zijn de ondersteunende activiteiten en welke indirecte waarde voegen zij toe?

Let op: de value chain van Porter biedt een basis en is vooral goed toepasbaar op een productie-omgeving. Wanneer je te maken hebt met een dienstverlenende organisatie, zal je het model een beetje moeten aanpassen.

Systemen

De S van systemen kan je ook letterlijk nemen. Wat zijn digitale systemen, platformen of geautomatiseerde systemen waar de organisatie gebruik van maakt? Zijn deze systemen ondersteunend aan de primaire, secundaire of bestuurlijke systemen (of een combinatie daarvan, denk aan ERP)?