Zelf een organisatieanalyse met 7S-model

Het is goed om met enige regelmaat een interne analyse te maken van je organisatie. Hierbij maken we gebruik van een zogenaamde integraal model, het 7S-model.

Het 7S-model van McKinsey is ontwikkeld door de beroemde adviseurs en managementauteurs Robert H. Waterman en Tom Peters. Het model wordt veel gebruikt bij strategisch en verandermanagement. Je kunt het gebruiken bij het analyseren van de zgn. interne organisatie: alles wat zich binnen de muren van een organisatie afspeelt en bij het nadenken over de impact van een verandering.

Het model geeft de belangrijkste interne elementen van een organisatie en de relaties daartussen weer. De zeven elementen van het model moeten in zekere zin in evenwicht zijn. Het model kent harde aspecten en zachte aspecten:

Harde aspecten zijn de rationele, harde elementen van de organisatie: strategie, structuur en systemen.

Zachte aspecten zijn de zachte, emotionele aspecten die aan een organisatie zitten: cultuur en gedeelde waarden staf/personeel, (kern)vaardigheden en stijl.

De elementen beïnvloeden elkaar, zodat je bij een verandering altijd moet kijken hoe een verandering van een element andere elementen in beweging brengt. Je kunt dan vooraf nadenken over de impact van een verandering en het nieuwe evenwicht dat je wilt bereiken.

Opdracht

Maak een analyse van de organisatie met behulp van het 7S-model. Je maakt als het ware een ‘foto’ van de organisatie op dit moment. Over een paar maanden is er waarschijnlijk weer een en ander veranderd.

Per S van het 7S-model lees en gebruik je verschillende theorieën, modellen en concepten en ga je op onderzoek uit in de casusorganisatie en beschrijf je wat je hebt gevonden.

Methodisch werken

Je mag niet zomaar iets op te schrijven, maar je moet op een gestructureerde of systematische of methodische wijze te werken. En daar begin je direct mee.

Naast een hoofdstuk Inleiding, krijgt iedere S een eigen hoofdstuk. Ieder hoofdstuk kent subhoofdstukken (cursieve kopjes hieronder). En zonodig krijgt een subhoofdstuk een paragraaf-indeling.

Inleiding: per hoofdstuk schrijf je een korte inleiding op de S: waar gaat dit onderwerp over?

Theorie: per subhoofdstuk wordt eerst een theoretische alinea geschreven. Bijvoorbeeld: bij Omgevingsfactoren beschrijf je wat we hieronder verstaan, welke factoren er zijn en een korte toelichting per factor.

Onderzoeksaanpak: vervolgens wordt in één alinea beschreven hoe het onderzoek is uitgevoerd: dus op welke wijze heb je informatie verzameld? Denk aan artikelen, internetbronnen, website van de organisatie, interne documenten, interviews.

Resultaten: daarna wordt duidelijk en overzichtelijk beschreven wat je hebt gevonden.

Regelmatig zie je de tekst ‘denk aan vragen als’. Dit zijn dus voorbeeldvragen. Je hoeft niet alle vragen te beantwoorden en je mag ook andere relevante informatie beschrijven. Denk dus vooral zelf heel goed na!

Let op: wanneer je gebruik maakt van boeken, artikelen, internetbronnen en interne bronnen, dan moet je daar altijd naar verwijzen door gebruik te maken van de APA-bronverwijzing.

Wanneer je mensen interviewt om informatie te vergaren, dan maak je daar een gespreksverslag van. Het gespreksverslag neem je op in de bijlage en in de hoofdtekst verwijs je daarnaar.

Praktisch

Zorg voor een professionele rapportage. Reduceer het aantal taal- en/of typefouten tot een minimum, liefst nihil.

Het gaat om de inhoud, maar de ‘verpakking’ wil ook wat. Zorg voor een nette en zakelijke vormgeving. Dat begint met een verzorgd voorblad.

Geef je organisatieanalyse een inhoudsopgave (kan je automatiseren), gebruik paginanummers, nummer je hoofdstukken, subhoofdstukken en paragrafen, laat ieder hoofdstuk op een nieuwe pagina beginnen en voorzie je organisatieanalyse van een referentielijst (kan je ook automatiseren).

Heeft de organisatie mooi beeldmateriaal, maak daar dan dankbaar gebruik van.

Voor de inleiding gebruik je ongeveer 1A4, per S-hoofdstuk ongeveer 2 A4-tjes. ‘Ongeveer’ betekent dat je dus mag afwijken, maar wees hier terughoudend in. Bedenk dat een rapport moet uitnodigen om te worden gelezen. Dikke rapporten wordt al snel niet meer gelezen. Leer dus to-the-point te schrijven. Geen bla-bla-teksten, zorg voor relevantie.