Action Learning opdracht: Organisatieanalyse

Lees eerst de hele opdracht, dus ook de aanwijzingen met betrekking tot de vormgeving van het document.

Inleiding

Deze opdracht is onderdeel van de opleiding Middle Management. De koppeling tussen theorie en (de eigen) praktijk is essentieel. Modellen, concepten en theorieën zijn brillen die helpen om met elkaar naar de werkelijkheid te kijken. In deze opdracht staat de eigen organisatie centraal.

Doel

Doel van de Action Learning-opdracht is het beschrijven en beoordelen van de interne organisatie en op basis daarvan aanbevelingen schrijven waardoor de organisatie kan verbeteren.

Deelopdrachten

Deelopdracht 1: ‘foto’ maken van de interne organisatie (onderzoek; beeldvorming)

Een organisatie verandert steeds, als het goed is past de organisatie zich steeds aan aan de veranderende omgeving. Voor deze opdracht breng je de huidige stand van zaken in beeld, je maakt als het ware een foto van dit moment.

Centraal staat het DOR-model: doelen stellen, organiseren en realiseren.

Actie 1: je maakt gebruik van de DOR-analyse. Voor deze opdracht geldt dat je de DOR-analyse [a] zelf uitvoert en door minimaal drie andere collega’s, liefst meer, binnen je organisatie laat [b] uitvoeren en de [c] resultaten bespreekt. Collega’s kunnen uit alle lagen van de organisatie komen, ook het management mag je inzetten. Een mede-student die ook collega is, mag je niet gebruiken.

De grafieken neem je op in je paper, je beschrijft wat we kunnen zien en vat je eigen waarneming en dat van je collega’s samen.

Actie 2: voor ‘doelen stellen’ maak je aanvullend gebruik van minimaal één van de volgende modellen: Strategie, Ashridge missiemodel en het Visievierluik. Gebruik het model dat het meest relevant is.

Actie 3: voor ‘organiseren’ maak je aanvullend gebruik van één van de volgende modellen: 7S en ESH. Voordeel van het 7S-model is dat het is voorzien van tools die je helpen bij het gebruik van het model, zodat je meer kan waarnemen in de organisatie.

Actie 4: voor ‘realiseren’ is er geen model of tool beschikbaar. De vraag die je hierbij kan stellen: hoe goed is deze organisatie in het realiseren van de strategie en doelen? Onderbouw je antwoord.

Advies om ook bij actie 2, 3 en 4 je collega’s te betrekken. Samen zien je meer. En door het samen te doen, breng je ook een stuk kennis vanuit de opleiding aan je collega’s over. De ervaring leert dat collega’s hier meestal enthousiast op reageren.

Deelopdracht 2: beoordeling van de interne organisatie (oordeelsvorming)

In deelopdracht 1 heb je de interne organisatie in beeld gebracht met behulp van een aantal modellen, een aantal brillen. Vragen op hoofdlijnen: wat doen we goed, wat doen we minder goed en wat vind ik daarvan?

Deelopdracht 3: aanbevelingen

Waardoor kunnen we de interne organisatie verbeteren? Waarom zou ons dit helpen? Hoe pakken we dat het beste aan? En zorgen we dat het ook daadwerkelijk gaat gebeuren?

Schrijf drie aanbevelingen. Misschien heb je er meer, maar je kiest voor de belangrijkste. Uit onderzoek blijkt dat hoe meer aanbevelingen je geeft, hoe minder er gebeurt. Drie dingen kunnen mensen makkelijk onthouden.

Beschrijf je aanbeveling dikgedrukt is één zin. Daaronder geef je een toelichting.

Vormgeving van het AL-paper

De opdracht mag je uitwerken in een klassiek rapport (uitwerking in bijvoorbeeld Word) of in een self-explaining-Powerpoint.

Je paper bevat een voorblad, hoofdstukindeling, uitwerking per deelopdracht en bijlagen.

Je paper heeft een professionele uitstraling, paginanummering en de hoofdstukken en eventuele paragrafen zijn genummerd. De titels van de hoofdstukken hebben een toepasselijke naam, maar niet ‘Deelproduct x: ….’. Verdeel je tekst op een logische manier in alinea’s en gebruik witregels.

Er geldt geen maximum aan woorden of pagina’s, maar bedenk dat je paper moet uitnodigen om gelezen te worden. Schrijf dus to-the-point. Tegenwoordig wil niemand meer een lijvig document lezen.