Op basis van coördinatiemechanismen, ontwerpparameters en contingentiefactoren komt Mintzberg tot vijf organisatietypen:
- organisatie met de eenvoudige structuur;
- de machinebureaucratie;
- de professionele bureaucratie;
- de divisiestructuur, en
- de adhocratie.
De vijf organisatietypen komen het meest voor en kenmerken zich door een dominant coördinatiemechanisme en een bepaalde keuze voor ontwerpparameters.
PRACTICAL heeft veel weg van een professionele bureaucratie, maar zeker niet overtuigend. Er zijn nogal wat punten die wijzen op een divisiestructuur. Een aantal zaken op een rijtje.
Overall-beeld
De onderstaande twee tabellen geven een algemeen overzicht over de professionele bureaucratie en de organisatie met divisiestructuur.
Beste fit met professionele bureaucratie
De professionele bureaucratie sluit mijn inziens het beste aan bij PRACTICAL. Deze organisatievorm is democratisch en sluit aan bij de behoeften die hoger opgeleide mensen hebben. Binnen een professionele bureaucratie kan de professional meestal autonoom werken.
De technische staf en middenmanagement zijn relatief kleine eenheden, terwijl de ondersteunende staf relatief groot is. Dit beeld van de professionele bureaucratie vinden we ook terug bij PRACTICAL.
Een professionele bureaucratie werkt met standaardprogramma’s. Voor iedere categorie klanten is een standaardprogramma beschikbaar. Mintzberg stelt naar aanleiding hiervan dat een professionele bureaucratie geen onderscheid kent tussen een functionele en marktgerichte afdelingsvorming. Ook herkenbaar bij PRACTICAL.
In een professionele bureaucratie ligt de nadruk op gezag met een professioneel karakter, de zogenaamde deskundigheidsmacht, dit in tegenstelling bijvoorbeeld tot een machinebureaucratie, waar het gezag is aangewezen op hiërarchiek gezag, op functionele macht. De behoefte aan deskundigheidsmacht binnen PRACTICAL is duidelijk aanwezig.
Ook herkenbaar is de coördinatie tussen de professionals en de ondersteunende staf. De professionals willen de lakens uitdelen, maar daardoor kunnen de leden van de ondersteunde afdeling klem komen te zitten tussen de verticale macht van het lijngezag en de horizontale macht van de professionele deskundigheid.
Spanning structuur PRACTICAL en professionele bureaucratie
De professionele bureaucratie wordt gekenmerkt door een groot vertrouwen in de kennis en vaardigheden van de op uitvoerend niveau werkende professionals. Wat zien we bij PRACTICAL? Generaliserend gezegd, bij PRACTICAL is er vanuit het management voor wat dat betreft vertrouwen met betrekking tot de vakinhoudelijke kennis van de trainers, een wankel vertrouwen met betrekking tot didactiek en weinig vertrouwen met betrekking tot het proces.
In een professionele bureaucratie heeft het management niet de formele bevoegdheid oplossingen op te leggen bij coördinatieproblemen, zo stelt Mintzberg, maar moet het door onderhandelingen of onderlinge afstemming worden opgelost. Bij PRACTICAL bepaalt het management, niet de professional.
De professionele bureaucratie is vooral effectief in een stabiele maar complexe omgeving. De omgeving is zeker als niet stabiel, maar dynamisch en divers.
In een professionele bureaucratie wordt gestuurd op kennis en vaardigheden bij PRACTICAL wordt gestuurd op resultaten, op output. Resultaatgerichtheid is één van de vier kernwaarden.
De macht in een professionele bureaucratie ligt bij de uitvoerenden. Bij PRACTICAL treffen we twee spanningsvelden aan. Tussen management in het algemeen en de uitvoerenden, maar ook tussen directie en middenmanagement.
Dan maar een divisiestructuur?
Een divisie heeft een eigen divisiestructuur. De belangrijkste ontwerpparameter bij de divisiestructuur is de marktgerichte afdelingsvorming. De afzonderlijke divisie is betrekkelijk onafhankelijk van de andere divisies. Binnen de businessunits van PRACTICAL, de ‘segmenten’, zie je al dat aansturing en werkwijze op bepaalde punten uiteenlopen.
Kenmerkend bij een organisatie met divisiestructuur is dat de top van de organisatie de controle op divisies handhaaft door resultaatbeheersing. Mijn inziens is dit bij PRACTICAL het geval.
Marktdiversiteit is de opvallendste contingentiefactor. De organisatie kan door de divisiestructuur haar activiteiten op de verschillende markten afstemmen. Een situatie die PRACTICAL zou passen gezien haar diverse markten.
Beetje machineorganisatie?
Kenmerkend in een machineorganisatie is de obsessie van het management: beheersing! Veel tijd binnen PRACTICAL wordt gespendeerd aan beheer, controle, maandelijks rapporteren en forecasten. Zijn wij niet in zekere zin bezig met het creëren van schijnzekerheid?
Duidelijkheid creëren
Een conclusie en advies is in deze fase van de analyse misschien nog niet op z’n plaats, maar gezien mijn inziens zitten er een aantal inconsequenties in de huidige structuur van PRACTICAL die onnodig spanning veroorzaken. Marktdiversiteit, een dynamische omgeving en de keuze voor resultaatbeheersing pleiten voor de divisiestructuur als organisatievorm.
Anderzijds is de behoefte van de medewerkers aan democratie en autonomie, macht, een gegeven dat pleit voor de professionele bureaucratie als organisatievorm. De huidige structuur binnen PRACTICAL heeft ook veel weg van deze organisatievorm.
Binnen het management van PRACTICAL moet deze structuurspanning aan de orde wordt gesteld, er moeten duidelijke keuzes worden gemaakt, zodat dit ook ‘verkocht’ kan worden aan de medewerkers.
Professioneel-bureaucratische divisies
Mintzberg kan zich een organisatie met professioneel-bureaucratische divisies moeilijk voorstellen. Toch zou dit model voor PRACTICAL een werkbaar model kunnen zijn. Met een dergelijk model kom je tegemoet aan de marktdiversiteit en kan je sturen op resultaatverantwoordelijkheid. De overall-aansturing is resultaat, op teamniveau kennis en vaardigheden.
Dit betekent wel dat de rollen van directie, eerstelijnsmanagement en trainers duidelijk moet worden gedefinieerd (machtsdeling).
En dit betekent dat het management vertrouwen moet krijgen in de trainers als echte professionals.
De beweging die we gaan inzetten met resultaatverantwoordelijke teams binnen de unit Recreatie & Retail kan hiertoe bijdragen. Behalve structurering zal ook hard gewerkt moeten worden aan de professionalisering van de trainers op dit gebied.