4.2 Coördinatiemechanismen

Mintzberg onderscheidt zes fundamentele manieren om de werkzaamheden binnen een organisatie te coördineren:

  • onderlinge afstemming, coördinatie door informele communicatie;
  • rechtstreeks toezicht, coördinatie door orders van één persoon aan anderen;
  • standaardisatie werkprocessen, coördinatie door specificeren van de werkzaamheden;
  • standaardisatie resultaten, coördinatie door specificatie van de resultaten van werkzaamheden;
  • standaardisatie bekwaamheden en kennis, coördinatie van verschillende werkzaamheden door opleiding van de uitvoerders;
  • standaardisatie van normen die het werk beïnvloeden, doorgaans voor de gehele organisatie.

Mintzberg hanteert ook nu weer een model om het verband tussen de omvang van een organisatie en de complexiteit weer te geven. Volgens Mintzberg kunnen we stellen dat hoe ingewikkelder het werk wordt, hoe meer een organisatie overgaat op standaardisering. Tegelijkertijd stelt Mintzberg dat in de praktijk de verschillende coördinatiemechanismen naast elkaar voorkomen, maar dat één coördinatiemechanisme overheersend is.

In een loodgietersbedrijf zal bij groei het coördinatiemechanisme ‘ onderlinge afstemming’  overheersen, maar zal de behoefte aan toezicht toenemen.

In een gespecialiseerde kliniek zal de coördinatie voornamelijk zijn afgestemd op de kennis en vaardigheden van de medewerkers, gebaseerd op de opleiding die deze medewerkers hebben genoten.

De coördinatie in een logistiek bedrijf zal voornamelijk zijn gedomineerd worden door strakke werkprocessen.

PRACTICAL kunnen we kenmerken als een middelgroot bedrijf, waarbij de werkzaamheden als meer dan gemiddeld complex kunnen worden aangeduid. De aansturing binnen PRACTICAL, en daarmee ook de coördinatie, is sterk gebaseerd op de output, de resultaten. Resultaatgerichtheid is één van de vier kernwaarden. Het coördinatiemechanisme ‘standaardisatie resultaten’ is dominant.

Sturing vanuit de processen die zijn vastgelegd in het kwaliteitshandboek, coördinatie vanuit kennis en vaardigheden in de kennisintensieve organisatie en veel informeel overleg, zijn duidelijk waarneembare coördinatiemechanismen die we binnen PRACTICAL kunnen waarnemen.

Opvallend is het coördinatiemechanisme ‘onderlinge afstemming’. Wanneer een organisatie zich ontwikkelt, kan er bij een bepaalde omvang en toename in complexiteit weer onderlinge afstemming nodig zijn. Juist het mechanisme dat staat voor informele communicatie!