Afdelingsvorming
Met betrekking tot afdelingsvorming onderscheidt Mintzberg twee verschillende groeperingsvormen:
- functiegerichte afdelingsvorming en
- marktgerichte afdelingsvorming.
De keuze voor afdelingsvorming is afhankelijk van interdependenties. Onder interdependenties verstaan we onderlinge afhankelijkheid of samenhang die organisatorische activiteiten hebben. Interdependenties kunnen betrekking hebben op:
- workflow;
- werkproces;
- werkomvang, en
- sociale verhoudingen.
Ten aanzien van afdelingsvorming concludeert Mintzberg drie zaken:
- Functiegerichte afdelingsvorming leidt tot een onvolwaardige organisatiestructuur omdat de gehele workflow binnen de organisatie te weinig wordt gecoördineerd.
- Wanneer de verschillende werkzaamheden moeilijk kunnen worden gestandaardiseerd en flexibiliteit met betrekking tot de markt nodig is, verdient het aanbeveling te kiezen voor marktgerichte afdelingsvorming.
- Bij marktgerichte afdelingsvorming zijn de coördinatiemechanismen ‘toezicht’ en ‘onderlinge afstemming’ afdoende.
PRACTICAL is ontstaan uit een reeks fusies tussen praktijkscholen. Voorheen had een praktijkschool een bepaald specialisme. Horst stond voor varkenshouderij, Barneveld voor pluimveehouderij en Oenkerk voor rund- en melkveehouderij. Een praktijkschool had een directeur, een eigen administratie en een eigen team trainers. Een praktijkschool kon van ‘voor tot achter’ alles zelf organiseren, had een sterke inbedding in de betreffende sector en vaak ook in de regio.
Bij de reorganisatie in 2013 is de locatiestructuur losgelaten. De nieuwe inrichting is gebaseerd op programma’s. Zo kent de locatie Horst drie programma’s: Rundvee & Plattelandsontwikkeling (ook Oenkerk), Techniek (ook Ede) en Dierverzorging & Paardenhouderij (ook Barneveld en Oenkerk).
Onlangs zijn de zes programma’s opgeschaald naar drie segmenten of businessunits. Ieder segment kent ongeveer zestig medewerkers, voornamelijk trainers, werkzaam op meerdere locaties.
PRACTICAL zit in een organisatieontwikkeling van taak- naar marktorganisatie. De markt is uitgangspunt geworden, resultaatgerichtheid is één van de vier kernwaarden. PRACTICAL moet dus kiezen voor marktgerichte afdelingsvorming.
PRACTICAL zit nog in een mengvorm van functiegerichte en marktgerichte afdelingsvorming.
Onder gedragsformalisatie wordt een neiging tot bureaucratisering binnen PRACTICAL geconstateerd, passend bij functiegerichte afdelingsvorming.
Bij het softwareaspect stijl van het 7S-model wordt geconstateerd dat sociale interactie intern en extern kernmerkend is. Medewerkers zullen niet genegen zijn op de huidige, op de functie gerichte afdelingsvorming los te laten.
Het oude locatiedenken proberen we binnen PRACTICAL los te laten, terwijl juist bij marktgerichte afdelingsvorming is locatie een uitgangspunt.
Afdelingsgrootte
Mintzberg stelt dat er een duidelijk verband is tussen de grootte van de afdelingen en de mate van standaardisatie. De grootte van de afdeling heeft te maken met span of control.
Bij PRACTICAL waren in 2013 de zes programmamanagers verantwoordelijk gesteld voor het runnen van de productie: praktijktrainingen. De omvang van een programma varieerde tussen de 10 en 50 medewerkers. De programmamanager werd ondersteund door een planner en een teamcoördinator, veelal trainers met een taak.
Anno 2017 worden de trainers aangestuurd door drie managers en is de teamcoördinator een niet-geformaliseerde tweedelijnsmanager geworden. De span of control is alleen maar toegenomen, maar dit geldt juist ook voor de behoefte aan aandacht van de individuele medewerker, voor de sociale interactie. Spanning in de organisatie dus!