De ontwerpparameters plannings- en controlesystemen en verbindingsschakels hebben invloed op het coördinatiemechanisme ‘coördinatie tussen afdelingen’.
Plannings- en controlesystemen
Mintzberg onderscheidt twee planning- en controlsystemen:
- actieplanning en
- resultaatbeheersing.
PRACTICAL kent beide plannings- en controlsystemen. Door de grote verscheidenheid aan trainingen is actieplanning nodig. Customer support, hostelmanagers en de verschillende planners van de locaties en programma’s moeten veel afstemmen. Zowel in de cursusadministratie als in de planningssystemen wordt tot op uurniveau afgestemd en gecoördineerd.
Datzelfde cursusadministratiesysteem, aangevuld met een systeem voor tijdschrijven, wordt gebruikt voor de controle van resultaten achteraf. Met deze informatie wordt het management geïnformeerd en worden in toenemende mate medewerkers van afdelingen geïnformeerd met als doel ze te motiveren.
Verbindingsschakels
Mintzberg stelt dat de geformaliseerde coördinatiemechanismen meestal niet voldoen vanwege de vele en ingewikkelde interdependenties tussen afdelingen. Het mechanisme ‘onderlinge afstemming’ is dan nodig. Een organisatie kan door verbindingsschakels grip op de manier waarop medewerkers hun problemen onderling proberen op te lossen. Mintzberg reikt een drietal oplossingen aan: integratiemanager, projectgroepen en de matrixorganisatie.
Om bepaalde problemen binnen de organisatie op te lossen grijpt PRACTICAL met regelmaat naar het fenomeen ‘werkgroep’. Zo speelt momenteel het probleem dat de hostels zwaar verlieslijdend zijn terwijl de programma’s menen dat de hostelvoorziening essentieel is voor de trainingsarrangementen. Een stuurgroep met verschillende werkgroepen, geassisteerd door een extern bureau, buigen zich over de problematiek en de oplossingen.