Wanneer is een snelle observatie of een kort gesprek bruikbaar, en wanneer wordt het methodisch te zwak? Hoe voorkom je dat persoonlijke communicatie in onderzoek verandert in losse indrukken en anekdotes? Wat moet je vastleggen als je informele gesprekken toch als data wilt gebruiken binnen evidence based management?
Binnen evidence based management, vaak afgekort als evidence based management of EBMgt, werk je niet met één soort bewijs. Het uitgangspunt is juist dat je besluiten neemt op basis van kritisch denken en de best beschikbare evidence uit meerdere bronnen. Daarbij horen wetenschappelijke literatuur, organisatiedata, de kennis en ervaring van professionals en de opvattingen of ervaringen van betrokkenen. Juist daarom is het logisch dat eigen observaties en korte gesprekjes op de werkvloer, bij de lunch of in de wandelgangen, een plek krijgen in je denken. Ze kunnen iets zichtbaar maken wat nog niet in een dashboard staat en wat ook niet direct uit een wetenschappelijk artikel valt af te leiden. In de praktijk zijn dit vaak de eerste signalen dat ergens spanning, weerstand energieverlies of juist betrokkenheid ontstaat.
Dat betekent alleen niet dat zulke observaties en gesprekjes automatisch harde evidence zijn. Binnen een besluitvormingsproces in organisaties kan dat prima werken, zolang je helder blijft over wat het is: een eerste aanwijzing, een praktijkindruk of een lokale bron van informatie. Binnen een formeel onderzoek ligt de lat hoger. Dan moet voor de lezer controleerbaar zijn waar je informatie vandaan komt, hoe je die hebt verzameld, hoe selectief die bron mogelijk is geweest en hoe je tot je interpretatie bent gekomen. Precies daar wordt persoonlijke communicatie risicovol. Wie iets hoort bij het koffieapparaat, hoort meestal geen volledig verhaal, maar een fragment. Wie observeert, kijkt bovendien nooit neutraal. Je ziet sneller wat past bij je verwachting dan wat die verwachting tegenspreekt. Evidence based werken vraagt juist om kritisch kijken naar de kwaliteit, toepasbaarheid en beperkingen van de evidence die je gebruikt.
Waardevolle informatie
Toch is deze bron goed te gebruiken. Informele gesprekken hebben duidelijke toegevoegde waarde. Onderzoekers naar informele gesprekken in kwalitatief onderzoek laten zien dat zulke gesprekken vaak natuurlijker verlopen dan formele interviews. Mensen praten vrijer, minder ingestudeerd en soms eerlijker, juist omdat het gesprek niet voelt als een officieel meetmoment. Daardoor kan de onderzoeker rijkere en meer alledaagse data krijgen. Soms zijn informele gesprekken zelfs de enige manier om informatie te krijgen, bijvoorbeeld wanneer mensen wantrouwig zijn richting formele interviews of opnameapparatuur. Ook kunnen korte observaties en spontane uitwisselingen helpen om betere onderzoeksvragen te formuleren, om taal uit de praktijk op te pikken en om later gerichter door te vragen in interviews of focusgroepen. Binnen EBD of evidence based management zijn ze dus vooral sterk als verkenning, als contextbron en als middel om signalen op te halen die je daarna verder toetst.
Risico’s
Er zijn duidelijk risico’s. Het eerste risico is selectiebias. Je spreekt niet met iedereen, maar met de mensen die toevallig in jouw buurt zijn, tijd hebben of zich uitspreken. Dat zijn vaak niet de stille, voorzichtige of afwijkende stemmen.
Het tweede risico is geheugenvertekening. Als je een gesprek niet opneemt en pas later reconstrueert, vul je onvermijdelijk woorden, toon en context deels zelf in.
Het derde risico is interpretatiebias. Zeker als je zelf deel bent van de organisatie, neem je bestaande relaties, belangen en verwachtingen mee in je waarneming.
Het vierde risico is gebrek aan transparantie. Voor de lezer is vaak niet te controleren wat precies is gezegd, in welke situatie dat gebeurde en hoe representatief die uitspraak is.
En er is nog een ethisch risico: mensen kunnen denken dat zij zomaar een informeel praatje voeren, terwijl de onderzoeker hun uitspraken ondertussen als data behandelt. Dat schuurt met informed consent en met de plicht om duidelijk te zijn over je rol.
Hoe kan je eigen observaties op een verantwoorde wijze toepassen?
Gebruik persoonlijke communicatie in formeel onderzoek niet als los bewijs, maar als methodisch ingebedde bron. Dat vraagt eerst om een heldere keuze in je onderzoeksontwerp. Als je informele gesprekken of eigen observaties wilt meenemen, moet dat vooraf passen binnen een kwalitatieve aanpak, bijvoorbeeld observatieonderzoek, etnografie, actieonderzoek of een case study. Dan zijn zulke data geen toevallige restinformatie, maar een bewust gekozen onderdeel van je methode. Vervolgens moet je precies beschrijven hoe deze bron is gebruikt. Ging het om verkennende input, om contextuele duiding, om aanvullende data naast interviews of om een hoofdbron binnen veldwerk? Die keuze maakt uit voor de bewijskracht die je eraan mag geven.
Om te beginnen, methodologisch verantwoord werken begint dus met vastleggen. Niet achteraf op gevoel, maar zo snel mogelijk en systematisch.
- Noteer wanneer en waar een observatie of gesprek plaatsvond,
- wie erbij betrokken waren,
- wat letterlijk is gezegd voor zover dat betrouwbaar te reconstrueren is,
- wat jouw eigen rol was en
- welke eerste interpretatie je eraan gaf.
Houd feit en duiding uit elkaar. ‘Drie medewerkers zeiden dat de nieuwe werkwijze onduidelijk was’ is iets anders dan ‘er is veel weerstand’.
Werk met veldnotities, tijdstempels en een logboek van keuzes. Als je iets later uit het geheugen opschrijft, benoem dat dan ook. Onderzoekers die informele gesprekken bestuderen zeggen expliciet dat zulke data gebruikt kunnen worden, maar dat je moet erkennen hoe ze tot stand kwamen, inclusief datum, tijd en de manier van noteren.
De tweede stap is triangulatie. Als een kort gesprek bij de koffieautomaat een patroon lijkt te onthullen, dan is dat geen conclusie maar een hypothese. Toets die aan andere bronnen. Kijk in organisatiedata, leg de bevinding naast wetenschappelijke literatuur, vraag in formele interviews door of controleer of andere stakeholders hetzelfde zien. Precies dat past bij evidence based management: je weegt meerdere bronnen naast elkaar in plaats van dat je één bron, zeker een informele, te zwaar maakt. Informele observaties zijn dan geen eindpunt maar een startpunt. Ze helpen je zien waar je moet graven, niet waar de waarheid al vastligt.
De derde stap is zelfreflectie op je rol. Zeker als jij zelf onderzoek doet in je eigen organisatie, ben je nooit een neutrale waarnemer. Je functie, reputatie, voorkeuren en eerdere ervaringen kleuren wat mensen tegen je zeggen en wat jij belangrijk vindt. Methodisch goed werken betekent dat je die invloed niet wegmoffelt, maar benoemt. Wat is jouw relatie tot de onderzochte groep? Welke aannames had je vooraf? In welke situaties had jouw aanwezigheid waarschijnlijk invloed op het gesprek? Goede kwalitatieve rapportage vraagt juist om die openheid, omdat de lezer anders niet kan beoordelen hoe de data tot stand kwamen.
De vierde stap is ethische helderheid. Wie informele persoonlijke communicatie wil gebruiken, moet vooraf nadenken over toestemming, vertrouwelijkheid en rolzuiverheid. Niet elk praatje in de wandelgang mag je zomaar omzetten in onderzoeksdata. Als mensen redelijkerwijs niet konden weten dat zij deelnemer aan onderzoek waren, zit je op glad ijs. In sommige vormen van veldwerk is volledig voorafgaand schriftelijk consent niet altijd praktisch, maar dan nog moet je onderbouwen hoe je zorgvuldig omging met informatie, context en anonimiteit. Informele data kunnen dus methodisch bruikbaar zijn, maar nooit vrijblijvend.
Kortom: gebruik eigen observaties en persoonlijke communicatie binnen evidence based management gerust, maar wees streng op de functie ervan. Voor betere besluitvorming mogen ze dienen als signaal, context en bron voor nieuwe vragen. Voor formeel onderzoek mogen ze alleen mee als je ze vooraf in je methode verankert, systematisch vastlegt, kritisch weegt, ethisch verantwoord gebruikt en toetst aan andere bronnen. Doe je dat niet, dan blijft het hangen op het niveau van anekdote.
Doe je dat wel, dan kunnen juist die kleine gesprekken veel toevoegen, niet omdat ze objectief zijn, maar omdat ze de werkelijkheid dichtbij laten zien en je helpen betere vragen te stellen. En dat is uiteindelijk de kern van evidence based management: niet blind vertrouwen op wat je hoort, maar zorgvuldig onderzoeken wat het waard is.
Verified content: alle content op deze website is grondig gecheckt op betrouwbaarheid. Ieder model is voorzien van een bondige uitleg, praktisch toepasbare tools en sjablonen of tips voor boeken en artikelen: managementmodellensite is dé site voor praktisch toepasbare informatie over modellen.
