In zes ‘beelden’ naar process excellence

Dit artikel bespreekt het belang van procesmanagement voor het optimaliseren van bedrijfsvoering en het behalen van organisatiedoelen. Het introduceert zes beelden om dit concept te verduidelijken, waaronder het belang van processen die door organisaties heen stromen en de invloed van de context op procesoptimalisatie. Het artikel benadrukt de relatie tussen kortetermijndrijfveren en langetermijndoelen, en introduceert een process excellence (PE)-diagnosemodel voor verbeterpotentieel. Verder worden tools en vakgebieden genoemd die bijdragen aan succesvol procesmanagement. Het artikel eindigt met een stappenplan voor effectieve invoering van procesmanagement, waarbij verandermanagement en continue verbetering centraal staan.

Zes beelden

De auteurs gebruiken zes ‘beelden’ om hun ideeën over procesmanagement uiteen te zetten.

De Kern

Dit beeld benadrukt dat processen dwars door organisaties heen stromen en niet goed te managen zijn binnen traditionele organisatiestructuren. Procesmanagement richt zich op het beheersen en optimaal inrichten van deze stromen om de bedrijfsvoering te verbeteren en de organisatiedoelen te realiseren.

De Context

In dit beeld wordt de context waarin processen zich binnen organisaties bewegen belicht. Het belang van het juist inzetten van mensen, middelen, methoden, management en meting wordt benadrukt. Een organisatie moet goed nadenken over deze aspecten om processen optimaal toe te passen.

De Ontwikkeling

Hier wordt ingegaan op hoe organisatieontwikkeling plaatsvindt en welke rol procesmanagement hierbij speelt. De relatie tussen kortetermijndrijfveren en langetermijndoelen wordt benadrukt als essentieel voor succesvolle ontwikkeling.

De Diagnose

Het door de auteurs ontwikkelde process excellence (PE)-diagnosemodel wordt in dit beeld beschreven. Dit model biedt inzicht in het verbeterpotentieel en de verbeterrichtingen van zowel organisatieprocessen als de organisatie als geheel.

De Toolbox

Dit beeld geeft inzicht in de tools en bijdragen uit onderliggende vakgebieden die een succesvolle toepassing van procesmanagement mogelijk maken. Het benadrukt het belang van het gebruik van geschikte instrumenten en technieken.

De Aanpak

Het laatste beeld introduceert een concrete methodiek om procesmanagement effectief in te voeren. Het PE-model wordt gebruikt om van strategie naar realiteit te gaan en van stakeholders naar organisatie-inrichting, met als doel effectief, efficiënt en duurzaam procesmanagement te realiseren.

Verschil met andere organisatorische vakgebieden

Procesmanagement onderscheidt zich van andere organisatiekundige vakgebieden doordat het zich specifiek richt op het beheersen en optimaliseren van de stromen van producten, diensten en informatie die door en tussen organisaties bewegen, zonder zich te laten beperken door traditionele organisatiestructuren. Dit betekent dat procesmanagement zich niet richt op de manier waarop functies en afdelingen georganiseerd zijn, maar juist op de end-to-endstroom van gebeurtenissen doorheen de organisatie.

Een voorbeeld van dit verschil is te zien in de focus van procesmanagement op het optimaliseren van bedrijfsprocessen die de strategische doelstellingen van de organisatie ondersteunen, in plaats van zich te beperken tot het optimaliseren van werk binnen specifieke afdelingen. Procesmanagement richt zich op het identificeren en verbeteren van processen die meerdere afdelingen en functies binnen de organisatie overspannen, in plaats van enkel op afdelingsniveau te opereren.

Een ander voorbeeld is de nadruk van procesmanagement op het centraal stellen van end-to-end bedrijfsprocessen in plaats van op afdelingen en functies. Dit betekent dat procesmanagement zich richt op het beheersen en optimaliseren van de gehele stroom van activiteiten die direct gerelateerd zijn aan de strategische keuzes van de organisatie. Hierbij wordt gekeken naar hoe deze strategische keuzes worden vertaald naar de inrichting en uitvoering van processen, afhankelijk van het type organisatie en de gekozen strategie.

Koppeling aan strategie

Organisaties kunnen hun strategie koppelen aan het managen van processen voor continue verbetering door een holistische benadering te hanteren waarbij de focus ligt op het optimaliseren van end-to-end bedrijfsprocessen die direct gerelateerd zijn aan de strategische doelstellingen.

Strategische doelstellingen definiëren

Organisaties moeten duidelijke strategische doelstellingen vaststellen die aansluiten bij hun missie en visie. Deze doelstellingen moeten meetbaar en specifiek zijn, zodat het succes ervan kan worden geëvalueerd.

Procesmapping

Door het in kaart brengen van de end-to-end bedrijfsprocessen kunnen organisaties identificeren welke processen direct bijdragen aan het behalen van de strategische doelstellingen. Dit helpt bij het begrijpen van de huidige situatie en het identificeren van verbetermogelijkheden.

Koppeling tussen strategie en processen

Organisaties moeten ervoor zorgen dat de strategische doelstellingen worden vertaald naar concrete acties en verbeteringen in de bedrijfsprocessen. Op deze manier worden de processen afgestemd op de strategie en dragen ze direct bij aan het realiseren van de organisatiedoelen.

Continue monitoring en evaluatie

Het is essentieel dat organisaties de prestaties van hun processen regelmatig monitoren en evalueren in relatie tot de strategische doelstellingen. Op basis van deze evaluaties kunnen verbeteringen worden geïdentificeerd en doorgevoerd om de processen steeds verder te optimaliseren.

Verandermanagement

Het succesvol koppelen van strategie aan procesmanagement vereist vaak veranderingen in de organisatiecultuur, structuur en werkwijze. Het is belangrijk om een goed verandermanagementproces te implementeren om ervoor te zorgen dat medewerkers betrokken zijn en de veranderingen effectief worden doorgevoerd.

Lees het hele artikel en download de pdf.

On 17 May 2024   /   Procesmanagement