4.1. Aansluiting huidige veranderproces

Deel van een groter geheel

Voor het genereren en selecteren van mogelijke interventies en het schrijven van een plan van aanpak is het van belang te beseffen dat deze laatste stappen moeten passen binnen een groter geheel. Er is reeds een veranderproces gaande, de organisatie wordt door een externe partij doorgelicht en maatregelen om de organisatie weer bedrijfseconomisch gezond te maken zijn in de maak.

Het lopende proces 

PRACTICAL moet zich omvormen van een taakorganisatie met een bescheiden commerciële omzet en dito marktoriëntatie naar een marktorganisatie die volledig marktgeoriënteerd is.

Opdrogende subsidiestromen moeten worden gecompenseerd met commercieel verworven opdrachten in onderwijs en bedrijfsleven. Een sterke externe gerichtheid, marktgerichtheid is van levensbelang.

Een set HRM-instrumenten is ingezet die ondersteuning kunnen bieden om het gedrag van mensen te beïnvloeden:

• POP en professionaliseringsplan om medewerkers te ondersteunen en te ontwikkelen;
• HR-cyclus: afsprakengesprek, voortgangsgesprek(ken) en beoordelingsgesprek;
• mobiliteitscentrum: begeleiden van werk naar werk van medewerkers die niet passen in het toekomstplaatje van de organisatie.

Allen stuk voor stuk interventies die moeten bijdragen aan het veranderproces.

Op strategisch gebied zijn een aantal acties uitgevoerd of in uitvoering:

• visie en missie is verder geconcretiseerd;
• met een externe partij wordt het profiel van PRACTICAL verder vorm gegeven: wie willen we zijn?
• voor de drie programma’s binnen PRACTICAL wordt er per programma gewerkt aan een businessplan waarin duidelijk keuzes worden gemaakt.

Momenteel wordt de doorlichtingsoperatie van een externe partij afgerond, zijn de aanbevelingen gedaan en beraadt het management zich op maatregelen. De maatregelen richten zich op het verhogen van de declarabiliteit van de medewerkers, efficiëntie en effectiviteit van de organisatie.

Het geheel

Om deze dissertation te plaatsen in het grotere geheel wordt gebruik gemaakt van het 7S-model van McKinsey.

Zeven aspecten zijn volgens McKinsey kenmerkend voor elke willekeurige organisatie, onderverdeeld in zogenaamde hardware- en softwareaspecten:

hardwareaspecten

• strategie
• structuur
• systemen

softwareaspecten

• stijl
• sleutelvaardigheden
• staf/personeel
• cultuur

Het succes van een organisatie wordt bepaald door een juiste combinatie van hardware- en softwareaspecten. Daarnaast geldt dat wanneer één aspect wordt veranderd, dit van invloed is op de andere aspecten.

Strategie 

Onder strategie verstaat McKinsey het geheel van plannen of actieprogramma’s waar het bedrijf van uitgaat bij zijn pogingen om van tevoren omschreven doelstellingen te bereiken.

Structuur 

‘Structure follows strategy’ volgens McKinsey, in lijn met Mintzberg. De organisatiestructuur bestaat uit twee elementen:

• de wijze waarop taken binnen een organisatie worden verdeeld;
• de wijze waarop de verschillende posities die mensen binnen het bedrijf innemen met elkaar verbonden zijn.

Systemen 

Het derde hardwareaspect is systemen. Bij systemen moeten we denken aan informatiesystemen, planningssystemen, beloningssystemen en communicatiesystemen.

Stijl 

Het softwareaspect stijl betreft de gemeenschappelijke stijl van denken en handelen. Bij Amerikaanse entertainmentorganisaties is vriendelijkheid en glimlachen zo’n gemeenschappelijke stijl. Een gemeenschappelijke stijl van denken en handelen binnen PRACTICAL is bijvoorbeeld sociaal handelen. Zowel intern, collega’s naar collega’s, als extern, medewerkers naar klanten, staat men altijd klaar voor een ander mens. Sociaal handelen zie ik als een overheersend paradigma binnen PRACTICAL, positief, maar vaak zonder oog te hebben voor bijvoorbeeld de bedrijfseconomische kant van de medaille.

Sleutelvaardigheden

Sleutelvaardigheden zijn die vaardigheden, de combinatie van kennis en kunde, waardoor de organisatie zich onderscheidt in de markt. Research en productiebeheersing kunnen sleutelvaardigheden van een productiebedrijf zijn. De sleutelvaardigheden van PRACTICAL bestaat uit de vakkennis van de medewerkers, de kunst van het praktijktrainen en de praktijkfaciliteiten op de diverse praktijktrainingscentra.

Staf/personeel

Zonder mensen geen organisatie. Het aspect staf/personeel heeft alles te maken met human resource management.

Elementen die bij het element staf/personeel een rol spelen zijn kennis, ervaring, deskundigheid, opleidingen, behoefte, verwachtingen, leeftijdsopbouw, groepskenmerken, groepsgedrag, motivatie, dienstverband.

Cultuur

Cultuur staat in het hart van het 7S-model. Het aspect cultuur verbindt en bepaalt in grote mate. Nog meer dan het begrip organisatie, is het lastig een definitie van cultuur te geven. Cultuur draait om basiswaarden en fundamentele principes waarin de organisatie, of beter gezegd de mensen die in de organisatie werken, in geloven en naar handelen.

Het 7S-model is een hulpmiddel om het begrip organisatie te benaderen. Het doet recht aan de complexiteit van organisaties. Het 7S-model kent hardwareaspecten (rationeel, hard), maar doet ook recht aan zachte en emotionele kanten (softwareaspecten) die aan een organisatie zitten. Bij definities zijn we geneigd rationele elementen te gebruiken, waardoor het begrip organisatie te kort zou worden gedaan.

Dit rapport richt zich voornamelijk op het veranderen van de aspecten: organisatiecultuur en staf/personeel.

De andere aspecten zijn reeds in verandering of er zijn plannen ontwikkelt om deze aspecten te veranderen. De kunst zal uiteindelijk zijn alle geplande veranderingen op elkaar af te stemmen.

Bron

• Ham, M., De Manager, Reed Business Information, Den Haag, 2003, pag. 258-261