GAP-analyse vanuit Ist naar Soll

 

 

Met een GAP-analyse brengen we het verschil tussen de huidige en gewenste situatie met bijbehorende prestaties in beeld. De huidige situatie noemen we ook wel de Ist-situatie en de gewenste situatie de Soll-situatie.
Het verschil tussen de huidige en gewenste prestatie is vaak te kwantificeren. We verkopen 850 eenheden product en we hebben als doel, als gewenste prestatie, om 1.000 eenheden te verkopen. De kwantificeerbare GAP is 150 eenheden.
Het vaststellen van het verschil in prestatie is slechts een eerste stap in de GAP-analyse. Wanneer we deze GAP hebben vastgesteld gaan we op zoek naar de oorzaken van de ongewenste situatie waarin we zitten (Ist) en stellen op basis van deze analyse vast welke maatregelen we moeten nemen op in de gewenste situatie terecht te komen (Soll).

FAQ

Wat is een GAP-analyse (van Ist naar Soll)?

Een GAP-analyse vergelijkt de huidige situatie (Ist) met de gewenste situatie (Soll) en maakt het verschil concreet. Je meet waar je staat, beschrijft het doel en berekent de kloof. Daarna onderzoek je oorzaken en kies je gerichte maatregelen om dat verschil stap voor stap te dichten.

Hoe werkt een GAP-analyse stap voor stap?

Bepaal het doel (Soll), meet de huidige prestatie (Ist), bereken de kloof, onderzoek oorzaken, kies maatregelen, plan acties, monitor voortgang en borg het resultaat. Werk met duidelijke eigenaars, tijdslijnen en beslisregels. Zo maak je van ambitie concreet verbeterwerk dat aantoonbaar resultaat geeft.

Waarom zou je een GAP-analyse doen?

Omdat je snel ziet wat er ontbreekt om je doel te halen. De methode voorkomt losse acties, richt energie op de grootste hefbomen en verbindt doelen, metingen en maatregelen. Dat maakt keuzes transparant, vergroot focus en versnelt leren, zonder onnodige discussies over prioriteiten.

Wat is het verschil tussen Ist en Soll?

Ist is de feitelijke, gemeten situatie van nu. Soll is het gewenste, meetbare doel voor straks. De GAP-analyse zet beide naast elkaar, kwantificeert het verschil en vertaalt dat naar oorzaken en acties. Zonder heldere Soll en betrouwbare Ist kun je de kloof niet goed bepalen.

Wat is het verschil tussen GAP-analyse en SWOT?

SWOT verkent breed: interne sterktes en zwaktes, externe kansen en bedreigingen. GAP-analyse is smal en actiegericht: doel versus huidige meting en wat nodig is om het gat te dichten. Gebruik SWOT voor richting en context, GAP-analyse voor uitvoering en meetbare prestatieverbetering.

Is er een kort stappenplan voor GAP-analyse?

Ja: 1) Formuleer SMART-doel, 2) meet nulmeting (Ist), 3) bereken gap, 4) analyseer oorzaken, 5) kies topmaatregelen, 6) plan acties met eigenaars en deadline, 7) monitor KPI’s, 8) borg in processen. Houd het ritme kort, bijvoorbeeld elke vier tot acht weken evalueren.

Welke tools helpen bij oorzaakonderzoek?

Gebruik een Ishikawa- (visgraat) diagram om oorzaken te ordenen, 5xWaarom om door te vragen en Pareto om te prioriteren. Zo verzamel je eerst breed, ga je daarna dieper en kies je vervolgens die paar maatregelen die het meeste effect hebben op je doelstelling.

Hoe formuleer je goede Soll-doelen?

Maak doelen SMART: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden. Benoem doelgroep, scope, doelwaarde, deadline en randvoorwaarden. Koppel elke doelwaarde aan een KPI en een eigenaar. Zo wordt helder wat “klaar” is, hoe je meet en wie wanneer beslist bijsturing nodig is.

Hoe prioriteer je maatregelen om de gap te dichten?

Selecteer acties op impact en haalbaarheid. Gebruik het Pareto-principe: focus op de 20% maatregelen die 80% resultaat opleveren. Toets per actie de verwachte KPI-winst, benodigde middelen, risico’s en doorlooptijd. Start met een kleine, haalbare set en schaal daarna op wat werkt.

Wat zijn de voordelen van een GAP-analyse?

Je krijgt focus op het doel, helder zicht op oorzaken, een compact verbeterplan en meetbare voortgang. Stakeholders zien waar het verschil zit en wat er gaat gebeuren. Dat versnelt besluitvorming, vermindert verspilling en vergroot de kans dat verbeteringen ook echt blijven staan.

Wat zijn nadelen of valkuilen?

Risico’s zijn: te vage doelen, snel in oplossingen schieten, te veel acties tegelijk, geen eigenaarschap en onvoldoende monitoring. Ook kan een te smalle scope oorzaken buiten beeld laten. Borg daarom SMART-doelen, goed oorzaakonderzoek, duidelijke rollen en een strak evaluatieritme.

Kun je een praktisch voorbeeld geven?

Stel: Ist is 850 verkopen per maand, Soll is 1.000. Gap: 150. Analyse toont te weinig leads en lage conversie. Maatregelen: betere leadgeneratie, kortere offertedoorlooptijd, salescoaching. KPI’s: leads/maand, conversie, doorlooptijd. Na acht weken meten, leren en bijsturen.

Voor wie is een GAP-analyse geschikt?

Voor teams en organisaties die meetbare prestatieverbetering willen: commercie, operations, HR, IT, zorg, onderwijs en overheid. Het werkt in kleine en grote settings, zolang doelen helder zijn, metingen betrouwbaar en er bereidheid is om oorzaken te onderzoeken en gericht te verbeteren.

Welke KPI’s horen bij een GAP-analyse?

Kies KPI’s die direct op je doel sturen, zoals output, kwaliteit, doorlooptijd, klanttevredenheid of kosten. Leg per KPI vast: definitie, meetmethode, frequentie, startwaarde (Ist), doelwaarde (Soll) en eigenaar. Maak beslisregels expliciet wanneer je bijstuurt of opschaalt.

Hoe verbind je GAP-analyse aan PDCA?

Gebruik GAP voor het Plan-deel: doel, meting, oorzaken en maatregelen. Do: uitvoeren. Check: KPI’s beoordelen en leren. Act: borgen of bijsturen. Herhaal dit ritme consequent. Zo voorkom je dat verbeteren eenmalig is en maak je voortgang structureel en zichtbaar.

Hoe creëer je draagvlak bij stakeholders?

Formuleer het doel samen, maak oorzaken transparant, kies een beperkte top van acties en wijs eigenaars aan. Communiceer voortgang kort en regelmatig op KPI’s. Betrokkenheid groeit als mensen zien hoe hun werk bijdraagt aan het dichten van de kloof en wat er van hen verwacht wordt.

Hoe vaak herhaal je een GAP-analyse?

Plan een vast ritme, bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal, passend bij de snelheid van je proces en de beschikbaarheid van data. Evalueer vaker bij kritieke trajecten of grote veranderingen. Herhaal in elk geval na aanpassingen in doelen, middelen, markt of werkwijze.

Welke alternatieven of aanvullingen zijn er?

Aanvullend: SWOT voor strategische context, Ishikawa en 5xWaarom voor oorzaken, Pareto voor prioritering, SMART voor doelen, en een maturity-scan voor startniveau. Kies per vraag of je breed verkent, dieper analyseert of vooral acties wilt prioriteren en borgen in processen.

Werkt GAP-analyse ook voor HR en competenties?

Zeker. Definieer Soll-competenties of formatie, meet Ist (skills, bezetting), bepaal de gap en kies acties zoals werving, opleiding, coaching of taakherverdeling. Monitor KPI’s als doorstroom, ingevulde posities, time-to-hire en kwaliteit van inzet. Evalueer periodiek en schaal op wat werkt.

Hoe maak je een eenvoudige GAP-analyse met een klein team?

Houd het compact: één doel, één KPI, top-3 oorzaken, drie maatregelen met eigenaar en datum. Plan een korte evaluatiecyclus van vier tot acht weken. Visualiseer voortgang op één pagina. Klein beginnen verhoogt snelheid, duidelijkheid en de kans dat je het ook echt volhoudt.

Welke rol speelt een nulmeting?

De nulmeting bepaalt de Ist-waarde van je KPI’s en is het startpunt voor verbetering. Zonder nulmeting is de gap onduidelijk en kun je resultaten slecht aantonen. Leg meetmethode en frequentie vooraf vast, zodat data vergelijkbaar zijn en besluiten op dezelfde basis worden genomen.

Hoe borg je resultaten na het dichten van de gap?

Leg nieuwe werkwijzen vast in standaardprocessen, rollen en checklists. Train betrokkenen, automatiseer waar mogelijk en blijf KPI’s volgen. Plan periodieke reviews en leg vast wat je doet bij afwijkingen. Zo voorkom je terugval en blijft het bereikte prestatieniveau stabiel zichtbaar.

Op 15 november 2017   /   Algemeen