Met een GAP-analyse brengen we het verschil tussen de huidige en gewenste situatie met bijbehorende prestaties in beeld. De huidige situatie noemen we ook wel de Ist-situatie en de gewenste situatie de Soll-situatie.
Het verschil tussen de huidige en gewenste prestatie is vaak te kwantificeren. We verkopen 850 eenheden product en we hebben als doel, als gewenste prestatie, om 1.000 eenheden te verkopen. De kwantificeerbare GAP is 150 eenheden.
Het vaststellen van het verschil in prestatie is slechts een eerste stap in de GAP-analyse. Wanneer we deze GAP hebben vastgesteld gaan we op zoek naar de oorzaken van de ongewenste situatie waarin we zitten (Ist) en stellen op basis van deze analyse vast welke maatregelen we moeten nemen op in de gewenste situatie terecht te komen (Soll).