Proceshiërarchie

Door bedrijfsprocessen op verschillende niveaus vast te leggen, vergemakkelijk je het beschrijven, organiseren en managen ervan. Een proceshiërarchie helpt je de grote hoeveelheid aan informatie over werkwijzen in een organisatie logisch te ordenen en toegankelijk te maken. Een proceshiërarchie kun je tekenen als een piramide, waarbij een kleine ‘top’ zich opsplitst in steeds breder wordende onderliggende lagen. De proceshiërarchie bestaat uit verschillende lagen: de procestypen of -categorieën. Het woord hiërarchie impliceert dat er een ‘niveauverschil’ bestaat tussen deze lagen.

Ook het beschrijven van processen kent een aantal niveaus of lagen, kijk hiervoor bij documenthiërarchie.

Een gangbare hiërarchische procesindeling, is die op basis van de bestaansreden van processen. Hierbij maak je bijvoorbeeld onderscheid in besturings-, project-, issue- en verbeter, realisatie- en ondersteunende processen. Met de besturingsprocessen bestuur je alle andere processen en die vormen dan ook de top van de piramide. Onderaan vind je je realisatie- en ondersteunende processen. Met de realisatieprocessen realiseer je datgene waarvoor je organisatie bedoeld is; denk aan de R&D, inkoop, productie en logistieke processen waarmee je je producten aan klanten levert en de salesprocessen waarmee je deze verkoopt. Ondersteunende processen zorgen er voor dat je de alle andere processen kunt uitvoeren; denk bijvoorbeeld aan ICT, HRM en financiële processen. De ondersteunende processen vind je onderaan de piramide, om te visualiseren dat deze de functie hebben alle bovenliggende processen te ondersteunen. Tussen de besturingsprocessen en realisatieprocessen zijn twee proceslagen tussengevoegd, die dienen voor het met kleine stapjes verbeteren en doorvoeren van grote veranderingen: de issuemanagement &verbeterprocessen en projectprocessen. Hiermee worden problemen opgelost en ideeën opgepakt en doorgevoerd in kleine en grote ingrepen.  Omdat deze vaak volgen uit de besturingsprocessen en ingrijpen op zowel de realisatie- als ondersteunende processen, zijn deze hiertussen geplaatst.

  • Besturingsprocessen zijn processen waarmee het bepalen van de strategie en doelstellingen en het monitoren daarvan wordt gemanaged. Dit omvat onder meer de processen die leiden tot de totstandkoming van het strategische plan, het bepalen van (afdelings)doelstellingen, aanvragen en toekennen van budget en capaciteit en het meten en evalueren van budgetgebruik in relatie tot het realiseren van de doelstellingen.
  • Projectprocessen zijn processen waarmee met een aantal met elkaar samenhangende activiteiten, met een team een eenmalig resultaat wordt behaald. Vanwege de complexiteit en de hoeveelheid betrokkenen, zijn hierbij vaak verschillende projectmanagementprocessen nodig. Denk aan het plannen, monitoren en rapporteren van de voortgang, managen van het projectbudget ed. Ook kunnen processen nodig voor het produceren van het projectresultaat zelf: de projectuitvoeringsprocessen.
  • Issuemanagement en verbeterprocessen zijn processen waarmee ideeën, problemen en risico’s (issues) worden gemanaged, opgelost en vertaald in structurele verbeteringen. Dit kan leiden tot procesingrepen of andere stapsgewijze (incrementele) verbeteringen. De verbetering wordt vervolgens ‘geborgd’ in de bedrijfsprocessen door systeemaanpassingen en het aanpassen van procedures, competentieprofielen, werkinstructies en andere procesdocumenten. Denk bij verbeterprocessen bijvoorbeeld aan processen voor het inventariseren van risico’s, managen van klachten, ideeën en interne afwijkingen, vergader- en verbetermanagement, het nemen van preventieve en corrigerende maatregelen en de change- en projectmanagementprocessen waarmee veranderingen worden geïmplementeerd.
  • Realisatieprocessen zijn processen waarmee de producten en diensten worden gemaakt en verkocht/geleverd, die het bestaansrecht van de onderneming vormen. Dit zijn de processen die daadwerkelijk waarde toevoegen voor de klant. Welke dit zijn verschilt per organisatie, maar de Waardeketen van Porter geeft een eerste indeling die houvast geeft: ingaande logistiek, operations, uitgaande logistiek, marketing&verkoop en service. Door deze verder op te splitsen worden de processen zichtbaar, die de basis vormen voor procesbeschrijvingen en procedures. Voor dit opsplitsen, de zg. procesdecompositie, kun je bijvoorbeeld een hiërarchisch processchema
  • Ondersteunende processen zijn de processen die nodig zijn om bovengenoemde processen te kunnen uitvoeren. Denk hierbij aan productontwikkeling, R&D, ICT, HRM, inkoop, onderhoud en facilitaire processen. De klant ervaart meestal niet direct de meerwaarde van deze processen, maar zonder deze processen kan een organisatie niet functioneren. Het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten en het ‘hebben’ van gebouwen, machines, personeel en het onderhouden daarvan leveren op zichzelf niets op, maar moet je in huis hebben om te kunnen realiseren, verbeteren en besturen.

Combineren van de hiërarchische indelingen

In onderstaande figuur, is de proceshiërarchie gecombineerd met de documenthiërarchie. Door de figuur te kantelen kun je ‘schakelen’ tussen de indelingen.

 

Ga je aan de gang met het indelen van processen op basis van het procesdoel? Kijk dan eens bij ‘hiërarchisch processchema’

Meer weten over het modelleren en vastleggen van processen? Lees de andere post over dit onderwerp: documenthiërarchie, procesketen en -cluster, procesbeschrijving, procedure, flowchart en SIPOC.

Voor een professionele (door)ontwikkeling en aanpak

Matthijs Vermoolen

Matthijs was specialist in organisatieontwikkeling en heeft hierover twee boeken en diverse artikelen voor vakbladen geschreven. Hij is de bedenker van het Vitalent groeimodel, dat elementen van een groot aantal bekende organisatiekundige modellen combineert. Het model bevat kennis over organisatievormen, leiderschapsstijlen en –rollen, persoonlijkheidskenmerken en organisatiegroeifasen en –crises. De relaties

Posted in Experts | Tagged , , , , , , , , | Comments Off on Matthijs Vermoolen
Meer weten? Wij selecteerden de volgende boeken voor jou.

Presteren met processen

‘Presteren met processen’ van Daan Dorr is een gedetailleerde en doordachte verkenning van procesmanagement en hoe dit binnen organisaties kan bijdragen aan het verbeteren van prestaties. Het boek begint met een grondige uitleg van wat processen zijn, hoe ze functioneren binnen verschillende organisaties en waarom ze cruciaal zijn voor het

Posted in Procesmanagement | Tagged , | Comments Off on Presteren met processen

Management van processen

‘Management van Processen’ door Teun Hardjono en Renco Bakker is een uitgebreide handleiding die zich richt op het identificeren, besturen, beheersen en vernieuwen van processen binnen organisaties. Dit boek, dat deel uitmaakt van de INK/Kluwer-reeks, biedt een systematische benadering van procesmanagement. Het behandelt belangrijke concepten zoals de business balanced scorecard,

Posted in Procesmanagement | Tagged , , | Comments Off on Management van processen
Aanvullende artikelen

In zes ‘beelden’ naar process excellence

Dit artikel bespreekt het belang van procesmanagement voor het optimaliseren van bedrijfsvoering en het behalen van organisatiedoelen. Het introduceert zes beelden om dit concept te verduidelijken, waaronder het belang van processen die door organisaties heen stromen en de invloed van de context op procesoptimalisatie. Het artikel benadrukt de relatie tussen

Posted in Procesmanagement | Tagged , , | Comments Off on In zes ‘beelden’ naar process excellence
Tools om zelf toe te passen