Ongeschreven regels onderzoek – Praktische handleiding

Het onderzoek is uitgevoerd door Marlies Ypma.

De praktische handleiding over ongeschreven regels onderzoek biedt een diepgaande kijk op het belang en de uitvoering van onderzoek naar ongeschreven regels binnen organisaties. Het document begint met het definiëren van ongeschreven regels als impliciete normen en gedragspatronen die van invloed zijn op de cultuur en het functioneren van een organisatie. Vervolgens wordt het belang van het identificeren en begrijpen van deze regels benadrukt, omdat ze vaak een grote impact hebben op het gedrag en de prestaties van medewerkers.

De handleiding begeleidt de lezer door het proces van het uitvoeren van een ongeschreven regels onderzoek, beginnend met het formuleren van de opdracht en het selecteren van de juiste onderzoeksmethode. Er wordt aandacht besteed aan het belang van het betrekken van stakeholders en het creëren van draagvlak voor het onderzoek binnen de organisatie.

Het document bevat praktische tips voor het voeren van interviews, zoals het belang van een open en begripvolle houding, het minimaliseren van de eigen inbreng als gespreksleider, en het gebruik van stiltes om de geïnterviewde de ruimte te geven om te praten. Er wordt ook gewezen op het belang van het stellen van concrete vragen om tot specifieke en bruikbare informatie te komen.

Verder wordt ingegaan op het analyseren van de verzamelde data en het opstellen van een rapportage die de basis vormt voor eventuele vervolgacties binnen de organisatie. Het document benadrukt het belang van zorgvuldigheid en nauwkeurigheid bij het vastleggen en interpreteren van de resultaten van het onderzoek.

Tot slot worden verschillende benaderingen van verslaglegging besproken, waarbij zowel selectieve aantekeningen als integrale verslaglegging worden toegelicht, met elk hun voor- en nadelen in termen van tijdsinvestering en nauwkeurigheid.

Motivatie

Motivatie is een essentieel aspect van het functioneren van medewerkers binnen een organisatie. Het begrijpen van wat medewerkers werkelijk van hun werk verwachten, wat hen drijft en motiveert, en hoe zij beloningen en straffen ervaren, is van cruciaal belang voor het creëren van een werkomgeving die medewerkerstevredenheid en productiviteit bevordert.

Allereerst is het belangrijk om te erkennen dat motivatie een complex en individueel bepaald fenomeen is. Wat de ene medewerker motiveert, kan voor een andere medewerker juist demotiverend werken. Daarom is het noodzakelijk om een diepgaand inzicht te krijgen in de diverse motivatoren die een rol spelen binnen de organisatie.

Medewerkers kunnen gemotiveerd worden door verschillende factoren.

Inkomen en status

Voor sommige medewerkers is een goed salaris en een hoge status binnen de organisatie een belangrijke motivator. Dit kan hun gevoel van eigenwaarde versterken en hen stimuleren om zich in te zetten voor hun werk.

Carrièremogelijkheden

Het vooruitzicht op groei en ontwikkeling binnen de organisatie kan een sterke motivator zijn voor medewerkers die streven naar professionele vooruitgang en erkenning.

Waardering en erkenning

Het ontvangen van waardering en erkenning voor hun bijdragen kan medewerkers een gevoel van voldoening en motivatie geven om zich verder in te zetten.

Zingeving en persoonlijke ontwikkeling

Medewerkers die hun werk als zinvol ervaren en de mogelijkheid hebben om zich persoonlijk en professioneel te ontwikkelen, zijn vaak gemotiveerder en meer betrokken bij hun taken.

Daarnaast is het van belang om te begrijpen hoe verschillende prikkels het gedrag van medewerkers beïnvloeden en hoe dit gedrag wordt waargenomen door anderen binnen de organisatie. Door te onderzoeken welke beloningen en straffen effectief zijn in het stimuleren van gewenst gedrag, kan een organisatie een cultuur van positieve motivatie en prestatie bevorderen.

Machtgevers

Binnen elke organisatie zijn er personen of entiteiten die een aanzienlijke invloed uitoefenen op het gedrag en de beslissingen van anderen. Deze ‘machtgevers’ spelen een cruciale rol in het vormgeven van de dynamiek en cultuur binnen de organisatie. Het identificeren van deze belangrijke spelers en het begrijpen van hun impact is essentieel voor het effectief managen van relaties en het stimuleren van samenwerking en prestaties.

Machtgevers kunnen verschillende vormen aannemen.

Leidinggevenden

Managers en leidinggevenden hebben vaak een aanzienlijke invloed op medewerkers binnen de organisatie. Door hun positie en autoriteit kunnen zij richting geven aan besluitvorming en gedrag.

Collega’s

Bepaalde collega’s kunnen ook als machtgevers worden beschouwd, vooral wanneer zij een sterke invloed hebben op het functioneren en de motivatie van anderen binnen het team.

Externe belanghebbenden

Externe partijen zoals toezichthouders, klanten of leveranciers kunnen ook als machtgevers fungeren, aangezien hun eisen en verwachtingen de handelwijze van de organisatie en haar medewerkers kunnen beïnvloeden.

Het is van belang om te begrijpen waarom deze machtgevers zo belangrijk zijn voor medewerkers. Machtgevers kunnen invloed uitoefenen door beloningen en straffen toe te kennen, door beslissingen te nemen die het werk van anderen beïnvloeden, of door simpelweg als rolmodel te fungeren. Medewerkers kunnen zich laten leiden door de acties en opvattingen van deze machtige figuren, wat hun gedrag en prestaties kan beïnvloeden.

Daarnaast is het identificeren van de ‘helden’ binnen de organisatie ook van belang. Deze personen worden vaak bewonderd en gerespecteerd door hun collega’s vanwege hun prestaties, leiderschapskwaliteiten of bijdragen aan het succes van de organisatie. Door de helden van de organisatie te erkennen en te begrijpen welk gedrag hen tot voorbeeld maakt, kan een organisatie een cultuur van inspiratie en motivatie creëren.

Ongeschreven regels

Binnen elke organisatie bestaan er naast de formele regels en procedures ook ongeschreven regels die de manier van handelen en interactie tussen medewerkers bepalen. Deze ongeschreven regels, ook wel bekend als impliciete normen en gedragspatronen, vormen de sociale dynamiek van de organisatie en hebben een diepgaande invloed op het gedrag en de prestaties van medewerkers.

De ongeschreven regels binnen een organisatie kunnen variëren.

‘Zo doen we dat hier’

Dit is een veelgehoorde uitspraak die aangeeft dat bepaalde handelingen of benaderingen als vanzelfsprekend worden beschouwd binnen de organisatie, zelfs als ze niet expliciet zijn vastgelegd in formele richtlijnen.

Informele communicatiekanalen

Binnen organisaties ontstaan vaak informele communicatiekanalen die de verspreiding van informatie en invloed kunnen beïnvloeden. Wie je kent en hoe goed je bent ingebed in deze informele netwerken kan van invloed zijn op je succes binnen de organisatie.

Taboes en vermijdingen

Sommige onderwerpen of acties kunnen als taboe worden beschouwd binnen een organisatie, wat leidt tot vermijding en zelfcensuur bij medewerkers.

De effecten van deze ongeschreven regels op het gedrag en de prestaties van medewerkers zijn divers en diepgaand.

Conformiteit en groepsdruk

Medewerkers voelen vaak de druk om zich te conformeren aan de heersende normen en verwachtingen binnen de organisatie, zelfs als deze niet expliciet zijn vastgelegd. Dit kan leiden tot een gebrek aan diversiteit in denken en handelen.

Verandering en weerstand

Ongeschreven regels kunnen veranderingen binnen de organisatie bemoeilijken, aangezien medewerkers vasthouden aan bekende patronen en weerstand bieden aan nieuwe initiatieven die in strijd zijn met de bestaande normen.

Informele leiderschap

Binnen organisaties kunnen bepaalde medewerkers informeel leiderschap verwerven op basis van hun vermogen om de ongeschreven regels te begrijpen en te benutten. Dit kan zowel positieve als negatieve gevolgen hebben voor de organisatiecultuur.

Door de ongeschreven regels binnen een organisatie bloot te leggen en te begrijpen welke effecten deze regels hebben op het gedrag en de prestaties van medewerkers, kan een organisatie proactief sturen op het creëren van een cultuur die bevorderlijk is voor samenwerking, innovatie en groei. Het doorbreken van schadelijke ongeschreven regels en het versterken van positieve normen kan leiden tot een gezondere en effectievere organisatie.

Lees het hele onderzoek en download de pdf.

On 22 February 2024   /   Cultuur