Hoe kan een betere balans tussen mandaat en verantwoordelijkheid leiden tot meer eigenaarschap en betrokkenheid binnen jouw organisatie? Hoe kan het verduidelijken van bevoegdheden binnen jouw organisatie bijdragen aan efficiëntere besluitvorming en minder vertragingen? Hoe kan het versterken van mandaat en verantwoordelijkheid in jouw team zorgen voor meer betrokkenheid en creatieve oplossingen?
Mandaat en verantwoordelijkheid
Het verschijnsel waarin mandaat en verantwoordelijkheid in organisaties door elkaar heen lopen, ontstaat wanneer bevoegdheid en aansprakelijkheid niet in evenwicht zijn. Soms heeft iemand wel de macht (mandaat) om beslissingen te nemen, maar is die persoon niet verantwoordelijk voor de uitkomsten. Omgekeerd kan iemand verantwoordelijk worden gehouden voor resultaten zonder de bevoegdheid te hebben om beslissingen te nemen die deze uitkomsten beïnvloeden. Dit kan leiden tot inefficiëntie en frustratie in de organisatie.
Het verschil tussen mandaat en verantwoordelijkheid is dat mandaat verwijst naar de formele bevoegdheid om beslissingen te nemen en acties te initiëren, verantwoordelijkheid heeft betrekking op de plicht om verantwoording af te leggen voor de resultaten van die beslissingen.
Model
Het model over mandaat en verantwoordelijkheid visualiseert hoe deze twee concepten binnen organisaties kunnen variëren en elkaar beïnvloeden. Het model is verdeeld in vier kwadranten die elk een specifieke combinatie van mandaat en verantwoordelijkheid beschrijven.
- Bevoegd, maar niet verantwoordelijk: in dit kwadrant heeft iemand de bevoegdheid om beslissingen te nemen (mandaat), maar is diegene niet aanspreekbaar op het resultaat. Dit kan leiden tot situaties waarin er beslissingen worden genomen zonder dat de consequenties volledig worden gedragen door de besluitnemer.
- Bevoegd en verantwoordelijk: dit is de ideale situatie waarin een persoon zowel de bevoegdheid heeft om beslissingen te nemen als verantwoordelijk is voor de uitkomst. Hier zijn mandaat en verantwoordelijkheid in balans, wat leidt tot effectief leiderschap en betere besluitvorming.
- Niet bevoegd, niet verantwoordelijk: in dit kwadrant is er geen mandaat en geen verantwoordelijkheid. De persoon heeft geen bevoegdheid om beslissingen te nemen en is ook niet verantwoordelijk voor de uitkomst. Dit komt vaak voor in ondersteunde rollen zonder beslissingsbevoegdheid.
- Niet bevoegd, maar wel verantwoordelijk: hier is iemand verantwoordelijk voor de uitkomst, maar heeft niet de bevoegdheid om de benodigde beslissingen te nemen. Dit leidt vaak tot frustratie, omdat de persoon verantwoordelijk wordt gehouden voor iets waar hij of zij geen controle over heeft.
Dit model helpt om inzicht te krijgen in de balans (of het gebrek daaraan) tussen mandaat en verantwoordelijkheid binnen een organisatie.
Besluitvorming
In veel organisaties heerst er onduidelijkheid over wie bevoegd is om welke beslissingen te nemen en waarover precies. Dit gebrek aan helderheid rond besluitvormingsprocessen kan leiden tot inefficiëntie, vertragingen en frustraties bij medewerkers. Zonder duidelijke afbakening van mandaat en verantwoordelijkheid worden taken niet altijd efficiënt uitgevoerd, omdat medewerkers onzeker zijn over wie de uiteindelijke beslissing moet nemen. Dit kan resulteren in beslissingen die blijven hangen, projecten die vertraging oplopen en verminderde productiviteit doordat medewerkers hun taken niet kunnen uitvoeren zonder goedkeuring van hogerop.
Mandaat speelt hierin een belangrijke rol, omdat het bepaalt wie bevoegd is om beslissingen te nemen binnen een bepaald domein. Zonder helder gedefinieerd mandaat blijft het vaak onduidelijk wie een project mag goedkeuren of actie kan ondernemen, wat leidt tot verwarring en het onnodig escaleren van kwesties naar hogere managementlagen.
Aan de andere kant is verantwoordelijkheid minstens zo belangrijk, omdat dit betrekking heeft op de plicht van medewerkers om niet alleen hun taken correct uit te voeren, maar ook verantwoording af te leggen voor de resultaten. Wanneer mandaat en verantwoordelijkheid niet in balans zijn – bijvoorbeeld wanneer iemand wel verantwoordelijk is voor het resultaat, maar geen bevoegdheid heeft om beslissingen te nemen – ontstaan er bottlenecks in het proces.
De term ‘mandaat’ wordt zelden gebruikt op lagere organisatieniveaus omdat het vaak als formeel en juridisch beladen wordt gezien. Het wordt vooral gebruikt tussen het hoger en middenmanagement om bevoegdheden en beslissingsrechten te definiëren. Op operationeel niveau spreken organisaties eerder over verantwoordelijkheden of taken zonder expliciet mandaat toe te kennen. Dit komt doordat organisaties in plaats van strikt afgebakend mandaat vaak vertrouwen op informele processen en flexibele verantwoordelijkheidsstructuren, wat kan leiden tot onduidelijkheid en frustratie onder medewerkers.
Eigenaarschap
In veel organisaties is er een groeiende focus op het vergroten van verantwoordelijkheden en eigenaarschap bij medewerkers. Dit houdt in dat medewerkers niet alleen verantwoordelijk zijn voor hun taken, maar zich ook persoonlijk betrokken voelen bij het succes van de organisatie. Het creëren van een cultuur waarin eigenaarschap centraal staat, draagt bij aan hogere betrokkenheid, betere prestaties en meer initiatief vanuit medewerkers.
Automatisch kom je dat bij mandaat en verantwoordelijkheid terecht. Mandaat moet duidelijk en transparant zijn, zodat medewerkers weten waar ze beslissingen kunnen nemen zonder constant goedkeuring van bovenaf te vragen. Dit bevordert hun gevoel van autonomie en eigenaarschap, wat zorgt voor betrokkenheid en motivatie.
Het is geen ‘vrijheid blijheid’ in organisaties. Meer vrijheid om beslissingen te nemen, zou ook moeten leiden tot de verantwoordelijkheid om verantwoording af te leggen voor de resultaten.
Belang
In veel organisaties zien we een toenemende verschuiving naar het geven van meer verantwoordelijkheid aan medewerkers op alle niveaus. Dit gaat vaak gepaard met de wens om eigenaarschap te bevorderen. Het is echter van belang om verantwoordelijkheid en mandaat (de bevoegdheid om beslissingen te nemen) op een evenwichtige manier te verknopen. Zonder dit evenwicht ontstaan er situaties waarin medewerkers zich verantwoordelijk voelen voor uitkomsten, maar niet de macht hebben om beslissingen te nemen, wat leidt tot frustratie en inefficiëntie.
Om mandaat en verantwoordelijkheid effectief met elkaar te verknopen, moeten organisaties een aantal maatregelen treffen. Allereerst is het noodzakelijk om duidelijke structuren en processen in te voeren waarin het mandaat van medewerkers helder wordt gedefinieerd. Dit betekent dat medewerkers precies moeten weten in welke situaties zij beslissingen mogen nemen en waar de grenzen van hun bevoegdheid liggen. Transparantie over deze rollen voorkomt onduidelijkheid en bevordert snellere besluitvorming.
Daarnaast is het van belang om een cultuur van vertrouwen en ondersteuning te creëren. Medewerkers moeten niet alleen de vrijheid krijgen om beslissingen te nemen, maar ook worden ondersteund in hun verantwoordelijkheid voor de resultaten. Dit betekent dat leidinggevenden medewerkers moeten coachen en begeleiden, en tegelijkertijd duidelijke verwachtingen moeten stellen. Regelmatige feedback en erkenning van successen spelen hierin een belangrijke rol om medewerkers gemotiveerd te houden en hun eigenaarschap te versterken.
Wanneer mandaat en verantwoordelijkheid op de juiste manier met elkaar verstrengeld worden, levert dit aanzienlijke voordelen op voor de organisatie. Ten eerste leidt het tot snellere en efficiëntere besluitvorming omdat medewerkers niet voor elk detail goedkeuring hoeven te vragen van hogerop. Daarnaast verhoogt het de betrokkenheid en motivatie van medewerkers, omdat zij zich meer verantwoordelijk voelen voor de uitkomsten van hun werk. Dit kan de productiviteit verhogen, innovatie stimuleren en uiteindelijk de prestaties van de gehele organisatie verbeteren.
Voor een professionele (door)ontwikkeling en aanpakGert Jan Schop
Met adviseren, opleiden, trainen en coachen helpt Gert Jan professionals, teams en organisaties naar een next level om daarmee hun doelen te realiseren. Bedrijfskunde Opleiding Utrecht De meest flexibele opleidingen voor de werkende professional: Post-hbo-Bedrijfskunde | Projectmanagement | Bedrijfskunde in de Zorg | Technische Bedrijfskunde Bizz-Publishing Geverifieerde content door senior-professionals:
Deep Democracy
Herken je dat? Dat mensen ‘ja’ zeggen en ‘nee’ doen? Dat een democratisch genomen besluit door bijna de helft van je team niet loyaal wordt gesteund? Dat het resultaat sneller was bereikt als je ook had geluisterd naar je medewerkers die niet altijd het hoogste woord hebben? Dan is dit
Onmacht, meer dan machteloosheid
Het artikel ‘Onmacht – meer dan machteloosheid’ geschreven door SIOO-docenten Leike van Oss en Jaap van ’t Hek, behandelt het concept van onmacht in relatie tot organiseren en veranderen in organisaties. Het benadrukt dat onmacht meer is dan alleen het ontbreken van macht en dat het vaak over het hoofd
Verified content: alle content op deze website is grondig gecheckt op betrouwbaarheid. Ieder model is voorzien van een bondige uitleg, praktisch toepasbare tools en sjablonen of tips voor boeken en artikelen: managementmodellensite is dé site voor praktisch toepasbare informatie over modellen.