Scan ongeschreven regels

De scan ongeschreven regels is een zelfevaluatietool ontworpen om individuen en teams te helpen de ongeschreven regels binnen hun organisatie of afdeling te identificeren en te begrijpen. Deze scan kan inzicht bieden in hoe deze ongeschreven regels de werkomgeving, teamdynamiek en individuele prestaties beïnvloeden. Het doel van de scan is om bewustwording te creëren en aanzetten tot dialoog en eventuele verandering.

Doelstelling

• Identificeren van bestaande ongeschreven regels binnen het team of de organisatie.
• Beoordelen van de impact van deze regels op individuen en het team als geheel.
• Aanzetten tot reflectie en gesprek over positieve veranderingen.

Benodigde materialen

• Print de scan ongeschreven regels

Structuur van de scan

De scan bestaat uit verschillende secties die verschillende aspecten van de werkomgeving en teamdynamiek behandelen:

• Algemene perceptie – vragen gericht op het algemene gevoel over de werkomgeving en cultuur.
• Communicatie – vragen die onderzoeken hoe open en eerlijk communicatie binnen het team wordt ervaren.
• Besluitvorming – vragen die zich richten op hoe beslissingen worden genomen en wie daarbij betrokken zijn.
• Conflict en feedback – vragen over hoe conflicten worden opgelost en hoe feedback wordt gegeven en ontvangen.
• Sociale dynamiek – vragen over inclusie, groepsvorming, en de mate waarin nieuwkomers zich welkom voelen.
• Werkethiek en prestaties – vragen over de houding ten opzichte van werk, prestaties, en erkenning.

Elke sectie bevat stellingen waarop respondenten kunnen antwoorden met een schaal van bijvoorbeeld 1 (helemaal oneens) tot 5 (helemaal eens).

Voorbeeld van een instructie

• Distributie: deel de scan uit aan alle teamleden of organisatiemedewerkers en stel een deadline voor het invullen.
• Analyse: verzamel de resultaten en analyseer de data om patronen en belangrijke thema’s te identificeren.
• Feedbacksessie: organiseer een teammeeting of workshop om de resultaten te delen (zonder individuele antwoorden te specificeren) en te bespreken. Gebruik deze sessie om te reflecteren op de geïdentificeerde ongeschreven regels en hoe deze positief of negatief bijdragen aan de teamdynamiek.
• Actieplan: werk samen aan een actieplan om eventuele negatieve ongeschreven regels aan te pakken en positieve regels te versterken.

Download hieronder de scan in pdf-format.

Stellingen

Algemene perceptie

• Binnen ons team is het gebruikelijk om werkgerelateerde problemen informeel te bespreken buiten officiële vergaderingen om.
• Nieuwe ideeën worden altijd aangemoedigd en serieus genomen, ongeacht de positie van de persoon die ze aandraagt.
• Het is ongeschreven regel dat overwerken wordt gezien als een teken van toewijding en betrokkenheid bij het project.
• In onze werkomgeving heerst het gevoel dat persoonlijke successen bescheiden moeten worden gehouden om niet als opschepperig te worden beschouwd.
• Er is een stille verwachting dat iedereen deelneemt aan sociale evenementen van het werk om als teamspeler gezien te worden.
• Bij ons wordt aangenomen dat het initiatief nemen voor pauzes tijdens het werk als luiheid kan worden opgevat.
• In ons team heerst het gevoel dat directe kritiek op ideeën van collega’s vermeden moet worden om de harmonie te bewaren.
• Het is een onuitgesproken regel dat beslissingen van het management niet openlijk in twijfel worden getrokken.
• Bij ons wordt verwacht dat je geen persoonlijke problemen meebrengt naar het werk, om een professionele sfeer te handhaven.
• Er is een ongeschreven regel dat je altijd bereikbaar moet zijn, zelfs buiten werkuren, in geval van dringende werkzaken.

Communicatie

• In ons team wordt verwacht dat we altijd positief spreken over collega’s en leidinggevenden, zelfs als er kritiek is.
• Het delen van persoonlijke meningen wordt aangemoedigd, zolang het de algemene consensus niet tegenspreekt.
• Het is een ongeschreven regel om indirecte hints of suggesties te gebruiken in plaats van directe communicatie bij gevoelige onderwerpen.
• Feedback geven gebeurt vaak in een ‘tussen de regels door’ manier, waarbij expliciete kritiek zelden direct wordt uitgesproken.
• Het bespreken van fouten of mislukkingen wordt vaak vermeden om niet negatief over te komen of anderen de schuld te geven.
• Er wordt van ons verwacht dat we het eens zijn met besluiten in vergaderingen, zelfs als we persoonlijk andere ideeën hebben.
• Openlijk vragen stellen over beslissingen van het management wordt gezien als een teken van onenigheid of gebrek aan steun.
• Het is gebruikelijk om belangrijke informatie via informele kanalen te delen, zoals tijdens koffiepauzes, in plaats van in officiële meetings.
• Er heerst een cultuur van ‘lezen tussen de regels door’ bij de communicatie van leidinggevenden, waarbij niet alles direct wordt gezegd.
• Het uiten van zorgen over werklast of deadlines wordt vaak intern gehouden, uit angst om als niet capabel gezien te worden.

Besluitvorming

• Het is een ongeschreven regel dat de uiteindelijke beslissingen altijd door de hoogste in rang worden genomen, ongeacht de input van teamleden.
• In ons team worden beslissingen vaak informeel genomen voordat ze in officiële vergaderingen worden gepresenteerd.
• Er wordt van ons verwacht dat we consensus bereiken in het team, zelfs als dit betekent dat individuele meningen onderdrukt worden.
• De meest invloedrijke personen in het team, niet noodzakelijkerwijs degenen met de hoogste functietitel, hebben de grootste inbreng in besluitvormingsprocessen.
• Het is gebruikelijk dat beslissingen worden genomen op basis van precedenten en ‘zo hebben we het altijd gedaan’ in plaats van op basis van nieuwe ideeën of veranderingen.
• Jongere of minder ervaren teamleden worden aangemoedigd om te luisteren en te leren, in plaats van actief deel te nemen aan de besluitvorming.
• Beslissingen over projecten of taken worden vaak gemaakt zonder volledige transparantie over het waarom achter de keuze.
• Het uitdagen van beslissingen of voorstellen van alternatieven wordt intern gezien als een teken van disloyaliteit of conflict.
• Belangrijke beslissingen worden soms buiten de formele vergaderstructuur om gecommuniceerd, via persoonlijke gesprekken of e-mails.
• Er is een ongeschreven verwachting dat beslissingen snel worden geaccepteerd en geïmplementeerd, zonder ruimte voor uitgebreide discussie of bezwaar.

Conflict en feedback

• In ons team wordt verwacht dat conflicten onderling worden opgelost zonder de betrokkenheid van leidinggevenden.
• Feedback wordt vaak indirect gegeven, via hints of suggesties, in plaats van directe en open communicatie.
• Het is een ongeschreven regel om publieke kritiek te vermijden en feedback alleen één-op-één te geven.
• Positieve feedback wordt regelmatig gegeven, maar constructieve kritiek is zeldzaam en wordt vaak vermeden.
• Het openlijk uiten van onenigheid tijdens vergaderingen wordt gezien als onprofessioneel of storend.
• Bij het oplossen van conflicten wordt vaak de voorkeur gegeven aan de mening van de meest ervaren teamleden.
• Er is een onuitgesproken verwachting dat medewerkers kritiek zonder weerwoord accepteren en direct toepassen.
• Het bespreken van persoonlijke conflicten of meningsverschillen in teamvergaderingen wordt ontmoedigd.
• Feedback op het werk van collega’s wordt vaak verpakt in complimenten om negatieve reacties te voorkomen.
• De aanpak van conflictoplossing in ons team leunt sterk op het vermijden van directe confrontatie om de vrede te bewaren.

Sociale dynamiek

• Nieuwkomers moeten het initiatief nemen om zichzelf te integreren in het team; het team doet weinig moeite om hen actief te verwelkomen.
• Er is een duidelijke ‘binnenkring’ van medewerkers die de meeste sociale evenementen organiseert en domineert.
• Het is gebruikelijk dat sommige teamleden worden uitgesloten van informele bijeenkomsten buiten het werk om.
• Medewerkers die langer bij het bedrijf zijn, hebben onuitgesproken privileges die niet gelden voor nieuwere medewerkers.
• Het delen van persoonlijke informatie of het deelnemen aan niet-werkgerelateerde gesprekken wordt gezien als cruciaal voor het opbouwen van relaties binnen het team.
• Het is een ongeschreven regel dat bepaalde onderwerpen, zoals politiek of persoonlijke problemen, worden vermeden in gesprekken op het werk.
• Nieuwkomers ervaren vaak een ‘proefperiode’ waarin hun bijdragen kritischer worden bekeken dan die van langer dienende teamleden.
• Sommige teamleden voelen zich ongemakkelijk bij het geven van directe feedback aan collega’s van verschillende culturele of etnische achtergronden, uit angst om ongevoelig te lijken.
• Er wordt van teamleden verwacht dat ze deelnemen aan bepaalde ‘tradities’ of rituelen (zoals vrijdagmiddagborrels) om als onderdeel van het team beschouwd te worden.
• Nieuwkomers die snel aansluiting vinden bij de informele leiders van het team, lijken sneller geaccepteerd te worden dan anderen.

Werkethiek en prestaties

• Het regelmatig overwerken wordt gezien als een teken van toewijding en is bijna een vereiste om erkend te worden voor promotie.
• Successen worden in ons team gevierd, maar het individueel opeisen van deze successen wordt beschouwd als niet bescheiden.
• Er is een onuitgesproken verwachting dat men geen klachten uit over de werkdruk; dit doen wordt gezien als een teken van zwakte.
• In ons team wordt van je verwacht dat je altijd ‘ja’ zegt tegen extra taken of projecten, ongeacht je huidige werklast.
• Het nemen van initiatief wordt gewaardeerd, maar alleen als het binnen de ongeschreven grenzen van je rol blijft.
• Feedback op prestaties wordt vaak indirect gegeven, waarbij positieve opmerkingen worden benadrukt en negatieve feedback subtiel wordt verwerkt.
• Het gebruik van vakantiedagen wordt officieel aangemoedigd, maar in de praktijk vaak ontmoedigd door de heersende werkethiek.
• Nieuwe werkwijzen of innovaties introduceren wordt gewaardeerd, maar alleen als ze aansluiten bij de bestaande bedrijfscultuur.
• Er wordt van medewerkers verwacht dat ze buiten hun formele rol om bijdragen aan het team, zonder dat dit altijd formeel wordt erkend.
• Prestaties boven verwachting leveren is de norm; het doen van het minimale vereiste wordt gezien als ontoereikend.

On 22 February 2024   /   Cultuur