Voor professionals die streven naar een beter begrip van hun organisatie, biedt deze analyse van zowel de bovenstroom als de onderstroom belangrijke inzichten die nodig zijn voor effectieve leiding, strategische planning en het faciliteren van veranderingen. Deze verkenning stelt je in staat om niet alleen de formele structuren te optimaliseren, maar ook om de onderliggende culturele en relationele dynamieken te begrijpen en aan te pakken.
Deze instructie is ontworpen om je te begeleiden bij het uitvoeren van een dergelijke analyse, met behulp van de metafoor van de organisatie-ijsberg. Door stapsgewijs de bovenstroom en onderstroom in kaart te brengen, krijg je niet alleen een completer beeld krijgen van hun organisatie, maar ook inzichten die helpend zijn bij het navigeren en leiden van hun teams naar groter succes.
Bovenstroom
De bovenstroom van een organisatie omvat alle formele, zichtbare en officieel vastgestelde elementen die bijdragen aan de structuur en werking van de organisatie. De lijst hieronder moet je helpen bij het kaart brengen van de bovenstroom, het geeft houvast, maar het is geen afvinklijstje, kijk vooral wat je wel en niet kan gebruiken.
Wat moet je op letten?
Organisatiestructuur: de hiërarchie en het organogram van de organisatie, inclusief afdelingen, teams en individuele rollen en verantwoordelijkheden.
Beleid en procedures: de officiële regels, richtlijnen en standaardwerkprocedures die bepalen hoe taken worden uitgevoerd.
Strategische plannen: de lange-termijndoelen en de strategieën die zijn ontworpen om deze doelen te bereiken.
Missie en visie: de fundamentele doelstellingen en aspiraties van de organisatie, vaak vastgelegd in missie– en visieverklaringen.
Doelstellingen: specifieke, meetbare doelen die de organisatie streeft te bereiken binnen een bepaald tijdsbestek.
Wet- en regelgeving: de externe wettelijke en regelgevende vereisten waaraan de organisatie moet voldoen.
Formele communicatiekanalen: de vastgestelde manieren waarop informatie wordt gedeeld binnen en buiten de organisatie, zoals vergaderingen, memo’s en rapporten.
Governancestructuur: de systemen en processen die gebruikt worden om de organisatie te besturen, inclusief ondernemingsraden, cliëntraden, Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht.
Financiële systemen: de processen en richtlijnen voor budgettering, boekhouding, financiële verslaglegging en audit.
Prestatiebeoordelingssystemen: de methoden en criteria die worden gebruikt om de prestaties van medewerkers te evalueren en te belonen, zoals de klassieke functionerings- en beoordelingscyclus.
Kernwaarden: de formeel gecommuniceerde waarden en gedragsnormen die worden verwacht van medewerkers.
Technologische infrastructuur: de technologische systemen en tools die worden gebruikt voor de operaties van de organisatie, zoals IT-systemen, software en communicatieplatforms.
Training en ontwikkelingsprogramma’s: de programma’s en initiatieven voor de professionele ontwikkeling en opleiding van medewerkers.
Veiligheidsprotocollen: de procedures en maatregelen die zijn ontworpen om de veiligheid van de werkomgeving te waarborgen en te reageren op noodsituaties.
Hoe kan je het onderzoek uitvoeren?
Documentatie verzamelen
Verzamel alle relevante documenten, zoals organogrammen, beleidsdocumenten, procedurehandboeken en strategische plannen. Deze documenten geven inzicht in de structuur, processen en doelstellingen van uw organisatie.
Interviews en enquêtes
Voer interviews uit met leidinggevenden en sleutelfiguren om hun perspectief op de formele structuur en processen te krijgen. Gebruik enquêtes om een breder begrip te krijgen van hoe de formele organisatie wordt waargenomen door verschillende lagen binnen de organisatie.
Processen analyseren
Maak proceskaarten van kernprocessen om te begrijpen hoe werk officieel wordt gedaan. Identificeer eventuele knelpunten of inefficiënties.
Onderstroom
De onderstroom van een organisatie omvat de minder zichtbare, informele aspecten die een diepgaande invloed hebben op de dagelijkse werking en de cultuur van de organisatie. Hieronder vind je de lijst met elementen waarmee de onderstroom van een organisatie kan worden beschreven.
Informele netwerken en relaties: de connecties en vriendschappen tussen medewerkers die de communicatie en samenwerking beïnvloeden.
Organisatiecultuur: de gedeelde waarden, overtuigingen, tradities en ongeschreven regels die het gedrag van individuen binnen de organisatie sturen.
Macht en invloed: macht en invloed die niet noodzakelijkerwijs overeenkomt met de formele hiërarchie, inclusief informele leiders.
Sociale normen: de ongeschreven regels en verwachtingen over hoe men zich gedraagt binnen de organisatie.
Emotionele onderstroom: de gevoelens, emoties en houdingen van medewerkers die van invloed zijn op motivatie, tevredenheid en betrokkenheid.
Verborgen agenda’s: persoonlijke of groepsdoelen die niet openlijk worden gecommuniceerd maar die het gedrag en de besluitvorming beïnvloeden.
Conflict en machtsstrijd: onderliggende spanningen en conflicten tussen individuen of groepen binnen de organisatie.
Informele communicatiekanalen: het ‘geruchtencircuit’ of de informele gesprekken die plaatsvinden buiten de officiële communicatiekanalen om.
Groepsdynamiek: de interactiepatronen, allianties en rivaliteit die zich ontwikkelen binnen en tussen teams.
Verzet tegen verandering: de weerstand die kan ontstaan tegen organisatorische veranderingen, vaak gebaseerd op angst, onzekerheid of verlies van macht.
Moreel en werkethos: de houding van werknemers ten opzichte van hun werk, collega’s, en de organisatie als geheel.
Leiderschapsstijlen: de manier waarop leiderschap informeel wordt uitgeoefend en ervaren binnen de organisatie, los van de formele leiderschapsrollen.
Informele leerprocessen: de niet-officiële manieren waarop medewerkers vaardigheden en kennis verwerven van collega’s.
Creativiteit en innovatie: hoe nieuwe ideeën informeel worden gegenereerd, gedeeld en ontvangen binnen de organisatie.
Klantrelaties en -percepties: de niet formele interacties en ervaringen met klanten die de reputatie en het succes van de organisatie beïnvloeden.
Analyse
Nadat je het onderzoek hebt uitgevoerd, ga je over tot de analyse. Analyseer de verzamelde gegevens, zowel kwantitatief (bijv. enquêteresultaten) als kwalitatief (bijv. transcripties van interviews en focusgroepen). Zoek naar patronen, inconsistenties tussen de boven- en onderstroom en inzichten die kunnen wijzen op verborgen dynamieken.
Je analyse leidt uiteindelijk tot een rapportage dat zowel de bevindingen van de bovenstroom als de onderstroom samenvat. Highlight de synergiën en de discrepanties tussen de twee lagen. Let op dat je vooral ook positieve inzichten meeneemt in je rapportage, over het algemeen hebben we de neiging om alleen te focussen op knelpunten, witte vlekken of ontwikkelpunten. Door eerst de positieve punten te benoemen, zal de acceptatie van je bevindingen toenemen.
Op basis van de analyse, kan je een actieplan opstellen dat zich richt op het aanpakken van geïdentificeerde problemen en het benutten van kansen om de organisatie te verbeteren. Betrek medewerkers bij dit proces om draagvlak en betrokkenheid te vergroten.
Verified content: alle content op deze website is grondig gecheckt op betrouwbaarheid. Ieder model is voorzien van een bondige uitleg, praktisch toepasbare tools en sjablonen of tips voor boeken en artikelen: managementmodellensite is dé site voor praktisch toepasbare informatie over modellen.