Zelf een organogram maken

Stap 1: bepaal het doel van het organogram

Identificeer het doel

Beslis waarom je het organogram nodig hebt. Is het voor interne doeleinden, zoals het verbeteren van de communicatie binnen de teams, of voor externe doeleinden, zoals het informeren van stakeholders?

Doelgroep

Houd rekening met wie het organogram zal gebruiken. Dit beïnvloedt hoe gedetailleerd het moet zijn.

Stap 2: verzamel informatie

Lijst van medewerkers

Verzamel een actuele lijst van alle werknemers, hun functietitels, en afdelingen.

Hiërarchie

Begrijp de hiërarchische structuur van de organisatie, inclusief wie aan wie rapporteert.

Stap 3: kies een ontwerptool

Software kiezen

Er zijn verschillende tools beschikbaar voor het maken van organogrammen, van Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel) en Google Workspace tot gespecialiseerde software zoals Lucidchart, Visio, en Canva.

Template selecteren

Veel programma’s bieden templates die het ontwerpproces kunnen versnellen.

Stap 4: ontwerp de structuur

Begin met de top

Plaats de hoogste positie (bijvoorbeeld CEO) bovenaan het organogram.

Voeg managementlagen toe

Werk naar beneden toe, voeg de volgende niveaus van management en hun directe rapporten toe. Zorg ervoor dat je de hiërarchie nauwkeurig weergeeft.

Afdelingen en teams

Visualiseer de verschillende afdelingen of teams binnen de organisatie en de relaties ertussen.

Stap 5: voeg details toe

Functietitels en namen

Voeg voor elke positie de functietitel en de naam van de werknemer toe.

Andere informatie

Afhankelijk van het doel en de doelgroep, kun je ook contactgegevens, foto’s, of korte beschrijvingen van de verantwoordelijkheden toevoegen.

Stap 6: review en feedback

Controleer op nauwkeurigheid

Zorg ervoor dat alle informatie correct is en dat de hiërarchische relaties juist zijn weergegeven.

Feedback verzamelen

Laat het concept-organogram zien aan collega’s of leden van het management voor feedback. Zij kunnen helpen onnauwkeurigheden te identificeren of suggesties doen voor verbeteringen.

Stap 7: afmaken en verspreiden

Aanpassingen maken

Voer eventuele noodzakelijke wijzigingen door op basis van de ontvangen feedback.

Distributie

Deel het finale organogram met de organisatie via de geschikte kanalen, zoals intranet, e-mail, of tijdens vergaderingen.

Stap 8: Regelmatig updaten

Houd het actueel

Organisaties veranderen voortdurend, dus plan regelmatige updates om het organogram actueel te houden.

Extra tips:

Simpel

Houd het ontwerp eenvoudig en overzichtelijk voor gemakkelijke interpretatie.

Gebruik van kleur

Gebruik kleuren om verschillende afdelingen of niveaus van management te onderscheiden.

Interactieve elementen

Overweeg een digitaal organogram dat interactieve elementen bevat, zoals de mogelijkheid om meer informatie te zien door op een naam of functie te klikken.

Download een format in Word om zelf een organogram te maken.

On 13 February 2024   /   Organisatie-ontwikkeling