Organogrammen

Een organogram, ook wel organisatieschema of structuurschema genoemd, is een grafische voorstelling van de organisatiestructuur van een bedrijf of instelling. Het toont hoe de verschillende onderdelen van de organisatie met elkaar in verband staan en hoe de hiërarchie is opgebouwd. In een organogram worden meestal de verschillende functies, afdelingen en hun onderlinge relaties weergegeven door middel van vakken die met lijnen met elkaar verbonden zijn. Deze vakken bevatten de namen of titels van de functies of afdelingen.

Klassiek organogram

Het klassieke organogram heeft een hiërarchische structuur die lijkt op een piramide, waarbij elk niveau in de organisatie vertegenwoordigd wordt door een rij of laag in het diagram.

Aan de bovenkant van het organogram staat de hoogste leidinggevende of het topmanagement, zoals de CEO (Chief Executive Officer), directeur of bestuurder. Dit vertegenwoordigt het hoogste beslissingsniveau in de organisatie.

Onder het topmanagement bevinden zich de managers van de verschillende afdelingen of divisies, zoals financiën, marketing, productie, en human resources. Deze laag vormt het middenmanagement en is verantwoordelijk voor het vertalen van de strategieën en doelen van het topmanagement naar concrete acties en het beheren van de dagelijkse activiteiten.

Verder naar beneden in het organogram bevinden zich de lagere managementlagen, waaronder teamleiders of supervisors, die toezicht houden op de operationele activiteiten en direct leidinggeven aan de uitvoerende werknemers.

Aan de basis van het organogram staat het uitvoerend personeel, de grootste groep, die de dagelijkse taken en activiteiten van de organisatie uitvoert. Dit niveau bevat geen leidinggevende functies maar is cruciaal voor de werking van de organisatie.

De lijnen tussen de verschillende niveaus en afdelingen in het organogram geven de commandoketen en rapportagelijnen weer. Verticale lijnen duiden op directe gezagsverhoudingen en rapportagelijnen, terwijl horizontale lijnen kunnen wijzen op samenwerking of communicatie tussen verschillende afdelingen op hetzelfde niveau.

Het klassieke organogram is nuttig voor het visualiseren van de formele structuur van een organisatie, maar kan minder geschikt zijn voor het weergeven van complexe, dynamische of horizontale relaties die steeds vaker voorkomen in moderne organisaties.

Omgekeerde organogram

Het concept van het omgekeerde organogram heeft de traditionele kijk op organisatiestructuren en leiderschap uitgedaagd. Dit model plaatst de uitvoerende werknemers – de ruggengraat van elke organisatie – aan de top, terwijl het management en de leidinggevenden dienend zijn aan de basis. Hoewel dit in theorie een progressieve verschuiving naar werknemersempowerment en klantgerichtheid belooft, varieert de effectiviteit ervan sterk in de praktijk. Organisaties die dit model omarmen, kunnen grofweg in twee categorieën worden verdeeld: zij die het omgekeerde organogram in naam gebruiken en zij die het succesvol in hun dagelijkse werking integreren.

Voor sommige organisaties blijft het omgekeerde organogram meer een ideaal dan een realiteit. Hoewel zij de filosofie omarmen en het mogelijk in hun externe communicatie benadrukken, vertaalt dit zich niet altijd in concrete praktijken. De voornaamste struikelblokken zijn vaak diepgewortelde hiërarchische culturen, weerstand tegen verandering, en een gebrek aan ondersteuning voor de noodzakelijke verschuivingen in macht en verantwoordelijkheid.

Aan de andere kant zijn er organisaties waar het omgekeerde organogram niet alleen een structuur op papier is, maar een levende praktijk. Deze organisaties hebben vaak een cultuur die innovatie, flexibiliteit en open communicatie bevordert.

Succesfactoren voor het effectief implementeren van het omgekeerde organogram omvatten diverse elementen die centraal staan in het creëren van een ondersteunende en stimulerende werkomgeving.

Ten eerste is er dienend leiderschap, waarbij leiders zichzelf primair zien als facilitators die er zijn om werknemers te ondersteunen in plaats van te commanderen. Dit type leiderschap erkent de waarde van elke werknemer en streeft ernaar om hen de hulpmiddelen, begeleiding en respect te bieden die nodig zijn om hun potentieel te realiseren.

Ten tweede speelt de empowerment van werknemers een cruciale rol. Werknemers krijgen de autonomie, het vertrouwen en de middelen die essentieel zijn om beslissingen te nemen die niet alleen hun eigen werk beïnvloeden, maar ook een directe impact hebben op de ervaring van de klant. Deze empowerment zorgt ervoor dat werknemers zich gewaardeerd en verantwoordelijk voelen, wat bijdraagt aan een hogere werktevredenheid en productiviteit.

Tot slot zijn flexibele communicatiekanalen van groot belang. Een cultuur waarin open en transparante communicatie wordt bevorderd, zorgt ervoor dat ideeën en feedback zonder belemmeringen kunnen stromen tussen alle lagen van de organisatie. Dit bevordert niet alleen de samenwerking en innovatie, maar zorgt er ook voor dat iedereen zich gehoord en betrokken voelt bij het welzijn en de richting van de organisatie.

Cirkel-organogram

Cirkelorganogrammen zijn een innovatieve manier om de structuur van een organisatie weer te geven, waarbij de focus ligt op samenwerking en de relaties tussen verschillende eenheden binnen de organisatie. Cirkelorganogrammen suggereren geen of weinig hiërarchie.

In het midden van het organogram staat vaak de primaire klant van de organisatie: klant, student, cliënt, patiënt. Dit weerspiegelt de klantgerichte of missiegerichte benadering van de organisatie.

Rond deze kern zijn cirkels of segmenten die verschillende teams, afdelingen of functies voorstellen. Elke cirkel heeft zijn eigen unieke verantwoordelijkheden en rollen, maar is nauw verbonden met de centrale missie.

Tussen de cirkels bestaan lijnen of verbindingen die de interactie en communicatie tussen de verschillende onderdelen van de organisatie vertegenwoordigen. Deze lijnen zijn cruciaal, omdat ze de afhankelijkheid en samenwerking binnen de organisatie benadrukken.

In tegenstelling tot traditionele organogrammen, waar een top-down hiërarchie heerst, biedt het cirkelorganogram een meer egalitair beeld waarbij elke cirkel van belang is en bijdraagt aan het grotere geheel. Cirkelorganogrammen zijn vaak flexibeler en kunnen gemakkelijker worden aangepast als de organisatie verandert of evolueert. Dit maakt het mogelijk om dynamisch in te spelen op veranderende omstandigheden of strategieën.

Waarde van een organogram

Het organogram visualiseert de hiërarchie en laat zien hoe verschillende afdelingen en posities binnen een organisatie met elkaar verbonden zijn. Dit helpt zowel nieuwe als huidige medewerkers om de bedrijfsstructuur te begrijpen.

Een organogram geeft inzicht in rollen en verantwoordelijkheden. Een organogram toont wie verantwoordelijk is voor welke processen en uitkomsten binnen het bedrijf. Dit bevordert verantwoordingsplicht en kan helpen bij het verhelderen van rollen.

Voor managers biedt een organogram een duidelijk beeld van de rapportagelijnen en kan het helpen bij de toewijzing van middelen, management van veranderingen en planning van opvolging.

Maar er zijn ook wel kritische opmerkingen te maken. Organogrammen bieden een momentopname die snel verouderd kan raken, vooral in snel veranderende organisaties waar teams en rollen continu evolueren. Ze kunnen de indruk wekken dat organisatorische relaties vastliggen, terwijl in werkelijkheid de dynamiek en flexibiliteit binnen teams veel groter kan zijn. Organogrammen kunnen niet altijd duidelijk de mate van verantwoordelijkheid of de omvang van iemands rol en invloed binnen de organisatie weergeven.

Behoefte van de mens

Hoewel de waarde van het organogram beperkt is, wordt er relatief veel tijd en energie in het maken van organogrammen gestopt. Hoe kunnen we die behoefte verklaren?

De menselijke behoefte om tijd en energie in een organogram te stoppen, kan vanuit verschillende perspectieven worden verklaard, waaronder psychologische, sociologische en evolutionaire.

Psychologisch perspectief

Vanuit een psychologisch oogpunt zoeken mensen naar structuur en duidelijkheid in hun omgeving om gevoelens van controle en voorspelbaarheid te bevorderen. Organogrammen bieden een visuele weergave van de structuur binnen een organisatie, waardoor individuen hun plaats binnen het geheel kunnen begrijpen. Dit helpt bij het verminderen van onzekerheid en het verhogen van het gevoel van veiligheid en behoort tot de fundamentele behoeften zoals beschreven door Abraham Maslow in zijn hiërarchie van behoeften, waarbij zekerheid en veiligheid net boven de fysieke behoeften staan.

Sociologische perspectief

Sociologisch gezien spelen organogrammen een rol in het formaliseren van sociale relaties binnen organisaties. Ze helpen bij het definiëren van machtsverhoudingen, verantwoordelijkheden, en communicatielijnen. Dit draagt bij aan de efficiëntie en effectiviteit van de organisatie door duidelijke verwachtingen te scheppen voor de rollen en verantwoordelijkheden van iedereen. Emile Durkheim, een Franse socioloog, benadrukte het belang van sociale orde en regels voor het functioneren van de samenleving en organogrammen kunnen worden gezien als een manifestatie van dit principe binnen organisaties.

Evolutionair perspectief

Vanuit een evolutionair oogpunt kunnen de neigingen om structuren zoals organogrammen te creëren en te onderhouden, worden teruggevoerd op de behoefte van onze voorouders aan samenwerking en hiërarchie binnen groepen. Het vermogen om in groepen te functioneren en complexe sociale structuren te vormen, heeft een cruciale rol gespeeld in de overleving en het succes van de menselijke soort. Hierarchieën en rollen binnen deze structuren zorgden voor efficiënte samenwerking, coördinatie en conflictoplossing. Het creëren van duidelijke structuren, zoals weergegeven in organogrammen, kan dus worden gezien als een moderne uiting van deze evolutionaire gedragspatronen.

Voor een professionele (door)ontwikkeling en aanpak

Gert Jan Schop

Met adviseren, opleiden, trainen en coachen helpt Gert Jan professionals, teams en organisaties naar een next level om daarmee hun  doelen te realiseren. Bedrijfskunde Opleiding Utrecht De meest flexibele opleidingen voor de werkende professional: Post-hbo-Bedrijfskunde | Projectmanagement | Bedrijfskunde in de Zorg | Technische Bedrijfskunde Bizz-Publishing Geverifieerde content door senior-professionals:

Tools om zelf toe te passen

Zelf een organogram maken

Stap 1: bepaal het doel van het organogram Identificeer het doel Beslis waarom je het organogram nodig hebt. Is het voor interne doeleinden, zoals het verbeteren van de communicatie binnen de teams, of voor externe doeleinden, zoals het informeren van stakeholders? Doelgroep Houd rekening met wie het organogram zal gebruiken.

Aanvullende artikelen

Organisatiestructuren

Dit is een longread over organisatiestructuur en de wijze waarop we in de loop der tijd naar organisatiestructuren zijn gaan kijken. Aanvullend op deze longread verwijzen we je naar de pagina ‘Organisatieanalyse‘ in het algemeen en ‘Structuur‘ in het bijzonder. Een organisatiestructuur verwijst naar de manier waarop een organisatie zijn

We selecteerden de volgende interessante boeken voor jou

Organisatiestructuren

‘Organisatiestructuren’ van Mintzberg is een invloedrijk werk dat een diepgaande analyse biedt van hoe organisaties zijn opgebouwd en functioneren. Mintzberg onderscheidt zich door zijn vermogen om complexe ideeën over organisatiestructuur toegankelijk en begrijpelijk te maken. Zijn benadering is niet alleen theoretisch; hij biedt praktische inzichten en voorbeelden die laten zien