Werkwijze
In deze organisatieanalyse zijn voor ieder van de zes aandachtsgebieden kernvragen opgenomen waarop de analyse een antwoord dient te geven. Om deze kernvragen te kunnen beantwoorden, kan men gebruikmaken van een checklist met elementen. Het is niet noodzakelijk om alle elementen te analyseren en te waarderen. Om doelgericht te analyseren heeft de volgende aanpak de voorkeur.
Bij een partiële organisatieanalyse
Men voert een beperkte interne organisatieanalyse uit op één of enkele aandachtsgebieden vanuit een specifieke probleemstelling.
1. Selecteer de betrokken aandachtsgebieden.
2. Selecteer eventueel de direct betrokken kernvragen of hoofdelementen.
3. Selecteer de elementen die een directe relatie hebben met de aard van de probleemstelling.
4. Analyseer en waardeer de elementen in de checklists.
5. Geef een eindconclusie per kernvraag of hoofdelement en per aandachtsgebied.
Bij een integrale organisatieanalyse
Men voert een integrale organisatieanalyse uit op alle aandachtsgebieden in samenhang vanuit een veelal strategische probleemstelling.
1. Alle aandachtsgebieden zijn onderwerp van analyse.
2. Selecteer de direct betrokken kernvragen of hoofdelementen per aandachtsgebied.
3. Selecteer de elementen die een directe relatie hebben met de kritische succesfactoren van een marktgericht strategisch concept.
4. Analyseer en waardeer ieder van de gekozen elementen in de checklists.
5. Geef per kernvraag of hoofdelement en per aandachtsgebied een deelconclusie.
6. Geef een eindconclusie over de mate van samenhang van alle kernvragen of hoofdelementen en aandachtsgebieden in het kader van de – eerder genoemde – kritische succesfactoren en doe aanbevelingen voor het verbeteren van de daarvoor noodzakelijke (kern)bekwaamheden en resources.
Invullen checklists
De kernelementen van de zes aandachtsgebieden zijn uitgewerkt in checklists met (mogelijke) onderwerpen van analyse. Voor de waardering van de onderwerpen van analyse zijn de checklists voorzien van 5 kolommen met een mogelijke inhoud als volgt.
1. Beoordeling is negatief: element is niet aanwezig.
2. Beoordeling is gematigd negatief: element is zeer beperkt aanwezig, maar onvoldoende in bijdrage.
3. Beoordeling is neutraal: element is aanwezig, maar draagt onvoldoende bij.
4. Beoordeling is gematigd positief: element is aanwezig en deels positief in bijdrage.
5. Beoordeling is positief: element is aanwezig en levert voldoende bijdrage.
Noteer in de kolom opmerkingen de inhoud van de beoordeling c.q. mogelijkheden ter verbetering.
Grafieken
Onder de laatste tab krijg je van alle aandachtsgebieden en bij behorende kernelementen in grafieken te zien. Gebruik deze grafieken als hulpmiddel om met elkaar te bespreken wat je van de uitkomsten vindt. En gebruik dit altijd naast de checklists met opmerkingen.
Kritische kanttekening
Het gebruik van de checklists bij het model organisatieanalyse moet niet ontaarden in louter een invulactie. Niet het zo volledig mogelijk invullen staat voorop, maar het selecteren van de juiste elementen en het beoordelen ervan in het kader van marktgerichte conceptontwikkeling. Wanneer er elementen in de checklists – voor een specifieke analyse of bedrijfssituatie – ontbreken, voegt men deze toe. De checklists vormen een hulpmiddel, geen doel op zich.