Verdieping DOR-analyse

Wanneer je de DOR-analyse hebt uitgevoerd, krijg je een grafiek.

De rode lijn in de grafiek helpt bij het beoordelen hoe de organisatie functioneert. In principe moet ieder onderdeel minimaal 70 punten scoren. De 60 punten zijn vergelijkbaar met het cijfer 6 op een 10-puntsschaal, en je zou kunnen stellen dat 60 punten dus al voldoende is. Echter, stel dat alles op 60 punten zou staan, scoor je als organisatie een magere voldoende. Er hoeft maar even iets mis te gaan en je zit al in de onvoldoende-sfeer. Rekening houdend met een veiligheidsmarge gaan we dus uit van 70 punten minimaal voor ieder onderdeel. En ook dan is er ruimte voor verbetering.

Wanneer een onderdeel in de DOR-analyse onder de 70 punten scoort, kan je nader onderzoek doen. Per onderdeel hebben we verdiepende vragen geformuleerd die moeten inspireren om beter te begrijpen hoe de organisatie omgaat met de verschillende thema’s.

Bedenk goed dat je uiteindelijk de verschillende onderdelen als geheel moet zien. Onderaan vind je een aantal vragen waarmee je de samenhang tussen de verschillende onderdelen kunt onderzoeken.

Inzicht per onderdeel moet helpen om verbeteringen in de organisatie door te voeren.

D- Doelen stellen

Missie

• Hoe goed wordt de missie begrepen en gedragen door alle medewerkers binnen de organisatie?
• In hoeverre sluit de missie aan bij de kernwaarden en visie van de organisatie?
• Hoe is de missie tot stand gekomen en was er input van verschillende lagen binnen de organisatie?
• In hoeverre biedt de missie een duidelijke richting voor strategische beslissingen?
• In hoeverre is de missie toekomstbestendig en relevant voor de komende vijf tot tien jaar?
• Hoe vertaalt de missie zich naar concrete acties en doelstellingen binnen de organisatie?
• Hoe wordt de missie gebruikt als referentiepunt bij het beoordelen van nieuwe projecten of initiatieven?
• Hoe effectief is de communicatie van de missie naar externe stakeholders, zoals klanten en partners?

Doelen

• Hoe sluiten de gestelde doelen aan bij de missie van de organisatie?
• Zijn de doelen SMART geformuleerd (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden)?
• In hoeverre zijn de doelen haalbaar binnen de gestelde tijdsperiode?
• Hoe worden de doelen gecommuniceerd naar alle betrokken medewerkers?
• Hoe consistent zijn de doelen met elkaar en met de strategische visie van de organisatie?
• Zijn er tussentijdse mijlpalen gedefinieerd om de voortgang van de doelen te monitoren?
• Hoe worden de prestaties en resultaten ten opzichte van de gestelde doelen gemeten en geëvalueerd?
• In hoeverre zijn de doelen flexibel genoeg om bij te sturen bij veranderende omstandigheden?

O – Organiseren

Strategie

• Hoe goed sluit de strategie aan op de missie en visie van de organisatie?
• Hoe worden de strategische doelen vertaald naar concrete acties binnen de organisatie?
• Hoe flexibel is de strategie in het omgaan met veranderingen in de externe omgeving?
• Welke kritische succesfactoren zijn geïdentificeerd binnen de strategie en hoe worden deze gemeten?
• Hoe goed worden strategische beslissingen ondersteund door data en analyses?
• Hoe wordt de strategie gecommuniceerd naar alle lagen van de organisatie?
• Zijn er duidelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden gekoppeld aan de uitvoering van de strategie?
• Hoe wordt de voortgang van de strategie gemonitord en geëvalueerd?
• Hoe worden middelen en resources verdeeld om de strategische doelen te ondersteunen?

Managementstijl

• Hoe duidelijk is het voor medewerkers wie welke managementtaken uitvoert?
• In hoeverre is de managementstijl afgestemd op de cultuur en structuur van de organisatie?
• Hoe worden beslissingen genomen en hoe transparant is dit proces voor de medewerkers?
• In welke mate worden medewerkers betrokken bij besluitvorming?
• Hoe ondersteunt de managementstijl de doelen en strategie van de organisatie?
• Hoe wordt omgegaan met conflicten en hoe effectief zijn de gebruikte methoden?
• In hoeverre wordt er gebruik gemaakt van feedback en coaching in het managementproces?
• Hoe goed sluit de managementstijl aan bij de behoeften en verwachtingen van de medewerkers?
• Hoe flexibel is de managementstijl in het omgaan met veranderingen en onverwachte situaties?
• In welke mate stimuleert de managementstijl innovatie en creativiteit binnen de organisatie?

 Systemen

• Welke systemen zijn essentieel voor de dagelijkse operationele processen in de organisatie?
• Hoe goed sluiten de huidige systemen aan bij de strategische doelen van de organisatie?
• In welke mate zijn de systemen geïntegreerd en werken ze efficiënt samen?
• Hoe wordt de effectiviteit van de systemen gemeten en geëvalueerd?
• Zijn de systemen flexibel genoeg om zich aan te passen aan veranderingen in de organisatie of de markt?
• In hoeverre ondersteunen de systemen de besluitvormingsprocessen binnen de organisatie?
• Hoe toegankelijk en gebruiksvriendelijk zijn de systemen voor de medewerkers?
• Hoe wordt de beveiliging en privacy van gegevens binnen de systemen gewaarborgd?
• Hoe wordt de implementatie van nieuwe systemen gemanaged en hoe wordt ervoor gezorgd dat medewerkers goed getraind zijn?
• Hoe regelmatig worden de systemen geüpdatet of vernieuwd om te voldoen aan de nieuwste technologische eisen?

Cultuur

• Welke waarden en normen worden het meest gewaardeerd binnen de organisatie en wat zegt dit over het functioneren van de organisatie?
• Hoe zichtbaar zijn de waarden van de organisatie in het dagelijkse gedrag van medewerkers?
• In hoeverre ondersteunt de huidige cultuur de strategische doelen van de organisatie?
• Hoe wordt er omgegaan met verschillen in culturele achtergronden binnen de organisatie?
• Hoe beïnvloedt de cultuur de besluitvorming en communicatie binnen de organisatie?
• In hoeverre stimuleert de cultuur innovatie en creativiteit?
• Hoe goed is de organisatiecultuur afgestemd op de externe omgeving, zoals markt en klanten?
• Hoe wordt de cultuur geëvalueerd en indien nodig aangepast aan veranderende omstandigheden?
• In hoeverre is de cultuur gericht op samenwerking en teambuilding binnen de organisatie?

Personeel

• Hoe goed sluit de kennis en vaardigheden van het personeel aan bij de huidige en toekomstige doelen van de organisatie?
• In hoeverre zijn er duidelijke ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden voor medewerkers?
• Hoe worden medewerkers gemotiveerd en betrokken bij de organisatie?
• In welke mate biedt de organisatie een balans tussen werkdruk en werkplezier?
• Hoe goed sluit het beloningsbeleid aan bij de verwachtingen van de medewerkers en de markt?
• In hoeverre is er een duidelijk beleid voor loopbaanontwikkeling en doorgroeimogelijkheden?
• Hoe effectief is de interne communicatie tussen verschillende afdelingen en hiërarchische niveaus?
• In welke mate worden medewerkers betrokken bij besluitvormingsprocessen?
• Hoe goed is de afstemming tussen de vraag van de organisatie en het aanbod van medewerkers qua inzetbaarheid en flexibiliteit?
• Hoe wordt omgegaan met diversiteit en inclusiviteit binnen het personeelsbestand?

R – Realiseren

Improvisatie

• Hoe vaak komt het voor dat medewerkers improviseren tijdens hun dagelijkse werkzaamheden?
• In hoeverre worden medewerkers aangemoedigd om creatieve en innovatieve oplossingen te bedenken bij onverwachte situaties?
• Wat is de rol van leiderschap bij het faciliteren van improvisatie binnen de organisatie?
• In welke mate krijgen medewerkers autonomie om te improviseren wanneer nodig?
• Hoe wordt de balans bewaakt tussen gestructureerd werken en improviseren?
• Welke mechanismen zijn er om succesvolle improvisaties te integreren in de standaardwerkprocessen?

Projecten

• Hoe wordt de projectaanpak gekozen en afgestemd op de unieke eisen van elk project?
• Hoe duidelijk zijn de rollen en verantwoordelijkheden binnen het projectteam gedefinieerd?
• In hoeverre zijn de doelen van het project SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) geformuleerd?
• Hoe wordt de voortgang van het project gemonitord en beheerd?
• Welke tools en systemen worden gebruikt om projectbeheer te ondersteunen?
• Hoe goed wordt er gecommuniceerd tussen projectteamleden en andere belanghebbenden?
• In hoeverre is er een balans tussen flexibiliteit en controle binnen het projectmanagement?
• Hoe worden risico’s binnen projecten geïdentificeerd en beheerd?
• Hoe worden lessen geleerd uit eerdere projecten toegepast op nieuwe projecten?
• In hoeverre worden projectmedewerkers betrokken bij het opstellen van projectplannen en -strategieën?
• Hoe wordt de samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen een project bevorderd?
• Hoe wordt de impact van het project geëvalueerd na afronding, en welke feedbackmechanismen zijn er om toekomstige projecten te verbeteren?

Routines

• Hoe worden de belangrijkste routines binnen de organisatie geïdentificeerd en vastgelegd?
• In hoeverre zijn de input en output van de belangrijkste routines duidelijk gedefinieerd?
• Hoe worden de relaties tussen verschillende routines en andere processen binnen de organisatie vastgesteld?
• Zijn de stappen binnen elke routine logisch en goed gestructureerd? Hoe worden deze stappen geëvalueerd?
• Hoe betrokken zijn de medewerkers die de routines uitvoeren bij het vastleggen en verbeteren van deze routines?
• Worden de routines regelmatig herzien om efficiëntie en effectiviteit te waarborgen? Zo ja, hoe vaak?
• Hoe worden wijzigingen in routines gecommuniceerd naar de betrokken medewerkers?
• Welke maatregelen worden genomen om te zorgen dat routines niet te star worden en ruimte laten voor flexibiliteit?
• In hoeverre dragen de routines bij aan de consistentie en voorspelbaarheid van de prestaties van de organisatie?

Samenhang

Om de samenhang tussen de verschillende onderdelen van het DOR-model en hun gezamenlijke invloed op de kwaliteit van het functioneren van de organisatie nader te onderzoeken, kun je de volgende verdiepende vragen stellen:

• Hoe goed sluiten de missie en visie aan bij de strategische doelen en hoe worden deze vertaald naar concrete acties en projecten?
• In welke mate zijn de systemen en structuren binnen de organisatie afgestemd op de gestelde doelen en de cultuur van de organisatie?
• Hoe ondersteunt de managementstijl de uitvoering van strategische projecten en het naleven van vastgelegde routines?
• Op welke manier beïnvloeden de dagelijkse routines de realisatie van strategische projecten en hoe flexibel zijn deze routines bij onverwachte veranderingen?
• Hoe zorgt de organisatie ervoor dat personeel beschikt over de juiste vaardigheden en kennis om de strategische doelen te realiseren binnen de bestaande systemen en structuren?
• Hoe worden improvisatie en innovatie gestimuleerd binnen de kaders van de bestaande cultuur, zonder afbreuk te doen aan de benodigde consistentie van routines en systemen?
• Hoe worden de resultaten van projecten en improvisatie-inspanningen teruggekoppeld naar de strategische doelen en beleidsvorming van de organisatie?
• In welke mate zijn de communicatiekanalen tussen verschillende afdelingen effectief om de samenhang tussen systemen, structuren en doelen te waarborgen?
• Hoe wordt de samenhang tussen strategische projecten en operationele routines gemonitord en bijgestuurd indien nodig?
• Hoe wordt de balans bewaakt tussen autonomie en controle in managementstijl om de samenhang tussen de verschillende organisatieonderdelen te ondersteunen?

On 2 August 2022   /   Organisatie-ontwikkeling