Bij veel goede reacties op een vacature, kunt u ervoor kiezen sollicitanten eerst per telefoon of online te spreken. Dit scheelt de selecteur én de sollicitant tijd. Wat zijn de voordelen, nadelen, valkuilen en aandachtspunten van online selectiegesprekken?
De kapstok, de mediarijkheidstheorie
De mediarijksheidstheorie ordent media van arm tot rijk. De mate van rijkheid wordt bepaald door de mogelijkheden van het medium tot het:
- geven van directe of indirecte feedback
- gebruik van cues als stemgeluid en lichaamstaal
Arme media zijn vooral geschikt voor eenvoudige en feitelijke boodschappen en rijke voor complexe en emotioneel beladen gesprekken, bijvoorbeeld een ontslaggesprek.
Sollicitatieprocedure
In een selectieprocedure maakt u gebruik van motivatiebrieven, e-mails, ge-uploade cv’s en video’s waarin sollicitanten zich aan u voorstellen en van telefoon-, online- en fysieke gesprekken.
Bij een sollicitatiebrief (arme media) is het niet mogelijk om op stemgeluid af te gaan en om direct feedback te geven. Op een e-mail kunt u direct feedback geven, maar minder snel als in een gesprek. Bij een telefoongesprek kunt u alleen afgaan op het stemgeluid, bij een gesprek via Teams of Zoom blijft de lichaamstaal beperkt tot het zien van het gezicht van de sollicitant, wat hij of zij zegt en de wijze waarop. Bij een fysiek selectiegesprek (rijke media) kunt u de gezichtsuitdrukkingen zien, het stemgeluid horen krijgt u direct antwoorden op uw vragen.
Eerst online, daarna fysiek
U kunt zeker eerst telefonisch of online met de sollicitant kennismaken en toetsen of vraag en aanbod voor wat betreft de arbeidsvoorwaarden overbrugbaar zijn en om een eerste indruk te krijgen. Voor functies waar deze indruk belangrijk is, in winkels, horeca en verkoop, kunt u ‘gerust’ eerst online een gesprek voeren. Als u twijfelt of de sollicitant wel aan de (spijkerharde) eisen voldoet en bij internationale kandidaten, is zo’n gesprek zeker ook waardevol. Maar verder in het selectietraject is een fysiek selectiegesprek aan te bevelen. Naast de inhoudelijke antwoorden vertellen non-verbale signalen u ook veel over de sollicitant en kunt u ‘on the spot’ in het fysieke gesprek makkelijker interveniëren en doorvragen. Het beeld of de mogelijk nieuwe collega in het team past, is meer doorleefd. Ook kan de sollicitant na een gesprek op locatie bepalen of hij in deze werkomgeving en met deze collega’s wil werken. Zeker na een lunch met mogelijk toekomstige collega’s.
Echter
De voortschrijdende techniek maakt het steeds beter mogelijk ook de non-verbale signalen van de sollicitant waar te nemen. Ook is niet uit te sluiten dat de sollicitant zich meer senang voelt om vanuit huis het gesprek te voeren en niet in een statig herenhuis. Tot slot is het maar de vraag of het echt noodzakelijk is de sollicitant altijd live te zien. Als het voor een vacature is waarbij veel ‘live’ moet worden samengewerkt is dat sterk aan te bevelen, maar voor een solistische functie is dat al minder.
Grote kans op bias
De ‘hogere rijkheid’ van een life selectiegesprek kent ook een keerzijde. De kans op bias, selectiefouten is groter. De leuke schoenen die de sollicitant ook draagt (‘dat geeft een klik, dat moet een goede sollicitant zijn’) zijn achter het scherm onzichtbaar, alsook zijn rare loop en vreemde kleurencombinatie van de kleding.
Obese sollicitanten kregen even positieve beoordelingen als slanke kandidaten, zolang het gewicht verborgen bleef. Zodra het gewicht bekend was, werden zwaardere kandidaten voor alle functies minder geschikt geacht. Ook voor niet-fysieke banen. Dat komt door die hardnekkige impliciete vooroordelen. Lui en slordig blijken toch vaak de associatie bij overgewicht.
Voorbereiding op een online-selectiegesprek
U heeft misschien ervaring met online selectiegesprekken, maar dat geldt misschien niet voor de sollicitant en de medeselecteur (leidinggevende). Een aantal tips om alle gesprekspartners met meer vertrouwen het gesprek in te laten gaan:
- Verdiept u in tools als Microsoft Teams en Zoom. Test na installatie de tool met collega’s.
- Benoem al in de vacaturetekst hoe de procedure eruitziet en dat het gesprek digitaal plaatsvindt.
- Geef aan wie voor technische vragen het aanspreekpunt is en hoe deze persoon het beste benaderd kan worden.
- Bericht per e-mail of telefoon welke tool gebruikt gaat worden en stuur de kandidaat én eventueel de leidinggevende een link en de handleiding
- Informeer de sollicitant wie bij het gesprek aanwezig zijn.
- Nodig maximaal drie deelnemers uit, de kandidaat en maximaal twee selecteurs. Bij meer deelnemers wordt het lastiger om een goed gesprek te voeren.
- Stel de kandidaat in de gelegenheid om de tool een één of twee dagen van tevoren te testen.
- Geef aan wanneer u contact opneemt en laat meteen weten hoe te handelen als de verbinding wegvalt.
- Stem met de medeselecteur de gespreksaanpak af. Wie opent en sluit het gesprek?
- Denk tot slot goed na over waar u zit (de achtergrond, de omgeving). Een rommelige omgeving leidt af, het geeft ook een weinig professionele indruk. Ga zeker niet zitten voor een notitiebord met vertrouwelijke informatie.
Goed gekleed
Menig selecteur voert vanuit huis selectiegesprekken en dan is het verleidelijk een joggingbroek aan te doen. Als u tijdens het selectiegesprek toch onverhoopt moet opstaan omdat de pakjesbezorger maar blijft bellen, dan geeft dat niet zo’n goede indruk. Neem het online selectiegesprek dus net zo serieus als een fysiek gesprek en trek kleding aan die u in een live gesprek ook zou aantrekken. Deze mindset en motivatie straalt u bewust of onbewust ook uit. Als u uzelf als selecteur serieus neemt, is de kans dat de persoon aan de andere kant dat doet groter.
Tips voor een online-selectiegesprek
Een selectiegesprek is sowieso een spannend moment voor de sollicitant en die spanning wordt niet minder als hij voor het eerst online gaat solliciteren. De volgende tips kunnen bijdragen aan meer rust bij de sollicitant:
- stel de sollicitant gerust, bijvoorbeeld door te zeggen dat deze wijze van gesprekken
voeren ook voor u een beetje spannend is.
- zeg tegen sollicitant dat het online-selectiegesprek met twee selecteurs ook voor u geen dagelijkse kost is en dat als er een stilte valt dit een moment van ‘schakelen’ tussen beiden is. Door dit uit te spreken is het minder beladen.
- licht de rolverdeling van de selecteurs expliciet toe. Bijvoorbeeld dat de ene selecteur vragen stelt over de soft skills en de ander over de specialistische kennis
- maak oogcontact door rond de lens van de camera te kijken en niet in de camera. In de
lens kijken is hetzelfde als iemand recht ‘in’ de ogen kijken en dat kan gespannen overkomen.
- bericht de sollicitant dat als u even wegkijkt er aantekeningen worden gemaakt.
- door iets voorover te buigen naar de camera is er meer oogcontact mogelijk en is de gezichtsuitdrukking beter zien.
- de verleiding is vele malen groter dan bij een live gesprek om op de telefoon kijken. Leg uw telefoon weg, 100 % aandacht voor de sollicitant. En dat geldt natuurlijk ook voor het tweede computerscherm. Dat staat uit, voorkom de verleiding om daarop te gaan werken.
De punten op de i:
- Neem kort van tevoren contact op met de medeselecteur om te checken of deze hij of zij klaar zit en of alles duidelijk is.
- Check of je laptop of telefoon voldoende opgeladen is
- Draag kleding die representatief is voor de organisatie. Is de sfeer informeel of dragen de meesten een pak?
- Voorkom met het afsluiten van applicaties dat je wordt gestoord door pop-ups en geluidjes.
- Zorg dat u een ruimte voor uzelf hebt waar u niet wordt gestoord.
- Zorg voor (dag)licht op uw gezicht en vraag dat ook de sollicitant te doen. Als u met uw rug naar het raam zit, bent u door het tegenlicht minder zichtbaar en komt uw gelaatskleur minder goed uit.
Leer van online selectiegesprekken
Een mooie bijvangst van online sollicitatiegesprekken is dat deze, na toestemming, opgenomen kunnen worden. U kunt de sollicitanten op het gemak nog eens naast elkaar
zetten, hun antwoorden analyseren en gebruiken om van de gesprekken te leren. Dat laatste kunt u doen met de antwoorden op de onderstaande vragen:
- Met welk rapportcijfer waardeer ik het zo juiste gevoerde selectiegesprek?
- Wat ga ik in het komende gesprek anders doen om dit cijfer met 1 punt te verhogen?
Lees het hele artikel en download de pdf.

Voor een professionele (door)ontwikkeling en aanpak
Jacco van den Berg

Jacco van den Berg, bedrijfseconoom, is van mening dat focus op sterke punten, het vergroten van het werkplezier, het aanboren van energiebronnen en autonomie op een positieve wijze bijdragen aan de prestaties en de ontwikkeling van medewerkers en de groei en bloei van organisaties. Al bijna dertig jaar ondersteunt Van
Het Grote Gesprekkenboek

Het GROTE gesprekkenboek van Jacco van den Berg is een uitgebreid handboek voor iedereen die zijn of haar communicatievaardigheden op de werkvloer wil verbeteren. Het boek biedt een schat aan kennis, praktische tips en concrete voorbeelden om gesprekken effectiever en doelgerichter te maken. Van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken tot sollicitatiegesprekken en