Het beoordelingsgesprek is en blijft lastig. U doet tenslotte waarderende uitspraken over een medewerker. Dit kan gevoelig liggen. Het is daarom van belang om zo objectief mogelijk te blijven. Maakt u beoordelingsfouten, dan kunnen beoordelingsgesprekken namelijk meer kwaad dan goed doen. Om dit te voorkomen moet u de beoordelingscriteria scherp formuleren. Op die manier zullen uw medewerkers uw feedback aannemen, zichzelf verbeteren en gemotiveerd raken en kunt u uw team optimaal laten presteren.
In veel organisaties maken plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken deel uit van de jaarlijkse beoordelingscyclus. Tijdens het planningsgesprek formuleert u doelstellingen en maakt u afspraken voor de komende beoordelingsperiode. Deze doelstellingen of afspraken kunt u baseren op het afdelingsplan, de functiebeschrijving, het competentieprofiel of de voorgaande beoordeling. Tijdens het beoordelingsgesprek beoordeelt u vervolgens in hoeverre de doelstellingen of afspraken zijn gerealiseerd. Tussentijds houdt u de voortgang van deze afspraken in de gaten tijdens het zogenoemde voortgangsgesprek of- functioneringsgesprek.
| Planningsgesprek | Voortgangsgesprek | Beoordelingsgesprek |
| – tweerichtingsverkeer | – tweerichtingsverkeer | – eenrichtingsverkeer |
| – gericht op de toekomst | – gericht op verleden en heden | – gericht op het verleden en toekomst |
| – resulteert in doelstellingen en afspraken | – bewaking van de voortgang en indien nodig het formuleren van nieuwe doelstellingen en afspraken. | – beoordeling van de mate van de realisatie van de doelstellingen en afspraken. |
Scherp
Met het houden van deze verschillende soorten gesprekken alleen, zult u uw team echter nog niet optimaal laten presteren. Om echt resultaat te boeken en daadwerkelijk veranderingen door te kunnen voeren, moet u namelijk ook zorgen voor een objectieve beoordeling en een scherpe formulering. Dit bereikt u met de onderstaande drie aanvliegroutes:
- beoordeel op output;
- wees SMART;
- ben DOE.
Aan het begin van de beoordelingsperiode formuleert u samen met uw medewerker tijdens het planningsgesprek de doelstellingen waarop u uw medewerker tijdens het beoordelingsgesprek gaat beoordelen.
Magie
Beoordelen op output vraagt om een specifiek en gedetailleerd beeld van wat u concreet verwacht van uw medewerker. Er zijn drie soorten doelen, van algemeen naar concreet, waarmee u deze verwachtingen kunt concretiseren:
- -ER-doelen of vergrotende trap doelen: doelen zoals beter, goedkoper en klantgerichter. Een -ER-doel is een algemeen uitgangspunt. Deze doelen zijn na te streven, maar ze zijn niet erg concreet.
- MAGIE-doelen: doelen die Meetbaar, Acceptabel, Gecommuniceerd, Inspirerend en Engagerend zijn. Een MAGIE-doel zet medewerkers in beweging.
- SMART-doelen: doelen die Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden zijn. Een SMART-doel geeft aan wanneer welke resultaten bereikt moeten zijn.
Oordelen op wat er uit hun handen komt
Voorbeelden van indicatoren waarop u output kunt beoordelen zijn:
- gerealiseerde besparingen;
- afkeuringen door kwaliteitsgebreken;
- bereikbaarheid;
- aantal en type klachten en manier van
- afhandelen;
- wachttijden aan balie of kassa;
- omzet per afdeling/artikel;
- foutenpercentage;
- binnen de tijd afronden van projecten;
- aantal declarabele uren;
- succesvolle ontwikkeling van nieuwe producten en diensten.
Ben DOE
Bij beoordelen is het SMART-principe aan te bevelen. Daarmee voorkomt u namelijk
dat er een discussie ontstaat over wat nu exact onder een beoordelingsnorm of doelstelling wordt verstaan. Veel leidinggevenden ontbreekt het aan lef om de medewerker gedurende het jaar Duidelijk, Open en Eerlijk feedback te geven. Zij zien het beoordelingsgesprek als een beleefdheidsritueel en bedekken het slechte functioneren van hun medewerker met de mantel der liefde. Een heel kwalijke zaak. De kans is dan namelijk groot dat de medewerker – onder het mom van ‘geen bericht, goed bericht’ – de conclusie trekt dat hij goed functioneert. Dit moet u zien te voorkomen want dat zou betekenen dat uw medewerker geen kans krijgt om zijn presteren te verbeteren. Het is daarom beter en eerlijker als u benoemt op welke gebieden uw medewerker beter zou kunnen functioneren. Vervolgens achterhaalt u samen de redenen voor het minder goede functioneren en maakt u afspraken om dit te verbeteren. Op deze manier zal uw feedback uw medewerker motiveren om zijn functioneren te verbeteren en om zijn werk goed te (blijven) doen. Zo komt u uiteindelijk tot een tevreden team dat goed functioneert!
DE TIEN GOUDEN REGELS VAN FEEDBACK
- Feedback is specifiek en ‘to the point’
Hoe specifieker u bent, hoe meer de ander ervan kan leren.
- Feedback is beschrijvend en heeft betrekking op gedragsaspecten
Commentaar op iemands houding bevat vaak een waardeoordeel over het gedrag, waardoor de ander zich aangevallen voelt en zich gaat verdedigen.
- Beide partijen kunnen hun voordeel met de feedback doen
Leef u in de situatie van de ander in en vraag uzelf af of uw commentaar de ander kan helpen. Heeft hij er iets aan?
- Feedback is actueel
Geef uw feedback direct. U kunt dan concreter zijn en de kans op herkenning is groter (niet opkroppen).
- De ontvanger staat open voor de feedback
Ga na of het wel het juiste moment is om feedback te geven.
- Wissel ondersteunende en corrigerende feedback met elkaar af
Complimenten schieten er vaak bij in. Jammer, want zo laten we een kans liggen om de ander te motiveren.
- Beschrijf het gedrag dat u hebt waargenomen
Geef concreet aan wat u hebt waargenomen, geef geen interpretaties. Het gaat om de concrete feiten.
- Vertel welk effect het gedrag van de ander op u heeft
Als u ontevreden of boos bent, zeg het dan. Uw gevoel klinkt toch wel door in uw woorden of blijkt uit uw houding. Maak gebruik van ‘ik-boodschappen’ in plaats van ‘jij-boodschappen’.
- Ga na of de ander de feedback heeft begrepen
Vraag er desnoods om met vragen als: ‘Herken je dat?’ of ‘Begrijp je wat ik bedoel?’
- Geef suggesties voor verandering van het gedrag
Als u op een goede manier wilt corrigeren, biedt dan een alternatief.
Voor een professionele (door)ontwikkeling en aanpakJacco van den Berg
Jacco van den Berg, bedrijfseconoom, is van mening dat focus op sterke punten, het vergroten van het werkplezier, het aanboren van energiebronnen en autonomie op een positieve wijze bijdragen aan de prestaties en de ontwikkeling van medewerkers en de groei en bloei van organisaties. Al bijna dertig jaar ondersteunt Van
Verified content: alle content op deze website is grondig gecheckt op betrouwbaarheid. Ieder model is voorzien van een bondige uitleg, praktisch toepasbare tools en sjablonen of tips voor boeken en artikelen: managementmodellensite is dé site voor praktisch toepasbare informatie over modellen.
