Het onderhandelingsgesprek

Hoewel het geen dagelijkse kost voor hen is, onderhandelen HR-professionals wellicht meer dan zij denken. Bijvoorbeeld met opleidingsbureaus over het aantal dagdelen en het dagdeeltarief van een training, met de arbo-arts over de kosten van een huisbezoek en met een sollicitant over diens startsalaris. De hoogte van het opleidingsbudget is onderwerp van het (onderhandelings)gesprek met het MT en met de leden van de vakbonden wordt in het CAO-overleg gesproken over het aantal verlofdagen en het levenfasebewust HR-beleid van de organisatie. Hoe nu als HR-professional te schipperen tussen de belangen van de directie, medewerkers, de bonden, een arbodienst, et cetera? Goede onderhandelingsvaardigheden kunnen hierbij helpen.

Tegenstrijdige competenties

Een onderhandeling is ‘een spel’ waarbij twee of meer mensen met verschillende inzichten en belangen er samen uit willen of moeten komen. Onderhandelingsgesprekken doen een beroep op competenties die op het eerste gezicht strijdig zijn. Zo moet een onderhandelaar enerzijds vasthoudend zijn (zeker in het begin) maar ook flexibiliteit kunnen betrachten en water bij de wijn kunnen doen. Verder licht een effectief onderhandelaar op een zakelijke en gedisciplineerde wijze zijn standpunten toe en kan hij ook omgaan met emoties als boosheid bij de ander.

Strijden, samenwerken of onderhandelen?

Strijden is een veel voorkomende strategie als de belangen tegengesteld zijn. In situaties waarbij één van de partijen het idee heeft dat er (meer) voordeel valt te behalen, zal men gaan vechten. Strijdende partijen denken in termen als; winnen of verliezen, erop of eronder en wij of zij. Zij hechten weinig tot geen belang aan continuïteit in de relatie en overschrijden als het moet de grenzen van ‘fair-play’. De uitkomst van de onderhandeling is er een van win-loose (alles of niks). Eén van de partijen komt als winnaar uit de bus en heeft de gehele opbrengst.

De uitkomst van een onderhandeling kan ook één loose-loose uitkomst zijn. Beide partijen behalen hun doelen niet en wellicht is de relatie geschaad. De oorzaak kan zijn dat partijen zich erg vastbijten in hun standpunten en zich ingraven. Er ontstaat een strijd met als enig doel: winnen. Het wordt een principezaak waarbij er feitelijk alleen verliezers zijn.

Samenwerken is een juiste aanpak als partijen van elkaar afhankelijk zijn voor het behalen van een resultaat. Vaak komen belangen en doelen overeen en kunnen partijen gaan voor een win-win uitkomst. De uitkomst is voor beide partijen positief.

Onderhandelen bevindt zich tussen vechten en samenwerken. Hoewel de belangen strijdig zijn kunnen partijen elkaar nu en in de toekomst nodig hebben. In zo’n situatie is onderhandelen een effectieve stijl gericht op het onderzoeken naar win-wins met behoud van een goede relatie.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Een goede voorbereiding op het onderhandelingsgesprek geeft een voorsprong, zekerheid en rust. Ook geeft de goed voorbereide partij het signaal af de zaak belangrijk te vinden en scherp te zijn. Effectieve onderhandelaars nemen de antwoorden op de onderstaande vragen mee in hun voorbereiding:

• welke doelen zijn belangrijk en waarom?
• wat wil de ander bereiken en wat is daarvan de reden?
• wat is het einddoel waarnaar wordt gestreefd?
• wat is de eigen onderhandelingsruimte?
• hoe hoog is het openingsbod?
• hoe het (openings)bod te onderbouwen?
• wat is de eigen onderhandelingsstijl en die van de ander?
• welke alternatieven zijn er voor handen?
• hoe het onderhandelingsgesprek in een goede sfeer te laten starten?

Ook in de voorbereiding, de BAZO!

Als de onderhandelingen op niets uitlopen is het verstandig alternatieven achter de hand te hebben. In de voorbereiding op het onderhandelingsgesprek zijn de onder- en bovengrenzen gesteld. Als de uitkomst van de onderhandeling onder het minimum zit, is het de vraag of de onderhandelingen door moeten gaan. Maar wat dan? Het is dan ook belangrijk om in de voorbereiding de Beste Optie Zonder Overeenkomst (BAZO) uit te werken. Vragen die behulpzaam zijn bij het vaststellen wanneer over te gaan op de BAZO zijn:

• welk gedeelte van de onderhandelingen wil ik heel graag binnen halen?
• wat heb ik nodig om door te gaan en wanneer is het beter om te stoppen?

Welke vijf vaardigheden bezit een goed onderhandelaar?

Discipline

Bij onderhandelingen kan veel op het spel staan en zelfdiscipline maakt dat de onderhandelaar een goed voorbereid plan heeft.

Inlevingsvermogen

Door het stellen van vragen, te luisteren en door ander aandachtgevend gedrag kan een onderhandelaar zich inleven in de standpunten en belangen van de ander. Hij krijgt hierdoor een beter beeld van diens overtuigingen en belemmeringen waardoor het makkelijker is te voorspellen hoe deze zich in de onderhandelingen gaat opstellen.

Respect

Het respectvol omgaan met elkaar is goed voor de relatie en maakt ‘het geven en nemen’ voor beide partijen makkelijker.

Geduld

Tijd is één van de meest krachtige wapens voor een onderhandelaar. Hoe meer tijd een onderhandelaar heeft, hoe beter alternatieven onderzocht en afgewogen kunnen worden.

Flexibiliteit

Het switchen tussen mogelijke alternatieve oplossingen geeft beide onderhandelaars ruimte. Deze onderhandelingsruimte biedt mogelijkheden die er voor zorgen dat doelen en behoeften van de onderhandelaars bij elkaar aansluiten.

In vijf stappen naar een goed resultaat

Stap 1: inleiden en aftasten

Inleiden en structuur aangeven

Om de onderhandelingen gestructureerd te laten verlopen, is het verstandig hier aan het begin van het gesprek afspraken over te maken. Deze afspraken gaan bijvoorbeeld over het doel van het gesprek, de tijd die er aan besteed mag worden en de procedure die gevolgd wordt.

Informatie uitwisselen

Het doel van deze fase is het achterhalen van wederzijdse doelen en belangen en heeft twee functies: het geven van tactische informatie om wensen, eisen of visies te verduidelijken en deze met argumenten te onderbouwen.

Tip

Het innemen van standpunten wekt de schijn van onverzettelijkheid en daarom is het beter om zienswijzen toe te lichten. Standpunten geven geen onderhandelingsruimte, belangen wel. Vragen die gesteld kunnen worden zijn:

• ‘wat is uw achterliggende belang?’
• ‘wat is uw drijfveer voor deze doelstelling?’

Stap 2: onderzoeken

Gedurende de onderzoeksfase in het gesprek komt er een moment om ballonnetjes op te laten en om concessies voor te stellen. Hierbij is creativiteit in het taalgebruik een aandachtspunt. De woorden als… en dan… vormen de kern van de aanpak in de onderzoeksfase. Hierna een aantal voorbeelden:

• ‘als ik hiertoe bereid zou zijn, wat is dan het tegenvoorstel?’
• ‘wat is uw drijfveer voor deze doelstelling?’

Tip

Bij het doen van de voorstellen is het belangrijk om duidelijk en tactisch te zijn. De ontvanger kan de boodschap, maar op één manier uitleggen. Tactisch door in het taalgebruik geen woorden te gebruiken als: moeten, eisen, grenzen en afrekenen.

Tijdens de onderzoeksfase is er een kans op een impasse. Bij een impasse valt een stilte en beide partijen willen of kunnen niet meer toegeven. Wees niet bang voor een impasse, dit hoort bij de onderhandeling. Durf stil te blijven. Door de kracht van de stilte zal de ander met een voorstel komen. Het is een soort test voor de vasthoudendheid van de ander. Een impasse kan ook gebruikt worden als moment om nieuwe informatie of alternatieven te genereren.

Stap 3: onderhandelen, alternatieven bespreken en compromissen sluiten

Om goede overeenkomsten te kunnen sluiten, is het belangrijk dat er diverse alternatieven besproken zijn en dat een goed beeld bestaat over de bijbehorende voor- en nadelen. Overeenkomsten waarin de verschillende belangen van de partijen zijn geïntegreerd, leiden niet alleen tot grotere tevredenheid, maar blijken in de praktijk ook het beste te werken. Wanneer de alternatieven voldoende onderzocht zijn, is het tijd om te gaan onderhandelen. In deze fase moeten partijen (wellicht) water bij de wijn doen om er samen uit te komen.

Tips bij het doen van concessies:

• doe vooral kleine concessies. Grote en veel concessies geven de ander de indruk dat er mee te halen valt
• verlang voor elke concessie iets terug. Tracht zaken terug te krijgen die voor de andere partij weinig waarde hebben, maar voor de concessiegever waardevol zijn
• start altijd met concessies op minder belangrijke punten en laat de andere partij als eerste een concessie doen op een belangrijke zaak
• geef niet te snel toe. Als heel snel concessies worden gedaan, krijgt de andere partij de indruk dat ze van geen of weinig waarde zijn
• maak de concessie groter, blaas hem een beetje op in de hoop geen andere concessies te hoeven doen

Stap 4: besluiten

Wanneer de onderhandelingen in de afrondende fase zijn beland en de besluiten genomen zijn, is het verstandig voor de afsluiting van het gesprek de definitieve onderhandelingsresultaten samen te vatten en ze zo nodig vast te leggen. Het kan maar helder zijn!

Stap 5: afronden

In de afronding van het gesprek kan de ander gecomplimenteerd worden met het behaalde resultaat. Hierbij kunnen zinnen gebruikt worden als: ‘naar mijn mening zijn we beiden een stuk verder’ of ‘ik denk dat we nu tot een goed plan van aanpak zijn gekomen.’ Met een afsluitend compliment krijgt de ander een gevoel van tevredenheid over het behaalde succes.

Dé onderhandelingstechniek bestaat niet. Flexibiliteit, het kunnen wisselen van onderhandelingsstijl als de situatie daar om vraagt, is belangrijk voor een goed onderhandelingsresultaat. Wie tijdig weet in te spelen op wendingen in het gesprek en de manoeuvres van de ander, heeft een voorsprong en een goede voorbereiding bewijst hierin haar waarde.

Voor een professionele (door)ontwikkeling en aanpak

 

Op 21 augustus 2025   /   HR-management