Toepassen van de acht veranderstappen van Kotter

Misschien ben je intussen geïnspireerd geraakt door het model met de acht veranderstappen van Kotter, maar hoe zou je dat nu in de praktijk kunnen toepassen.

Het beste advies: lees het boek van ‘Leiderschap bij verandering’ van John Kotter. Hierin beschrijft hij per stap achtergronden en toepassingen.

Wil je de toepassingen ‘quick & dirty’, dan hebben we hieronder drie voorbeelden uitgewerkt.

Van traditioneel hiërarchisch naar platte organisatiestructuur

Een voorbeeld van de toepassing van de acht veranderstappen van Kotter is bijvoorbeeld wanneer een bedrijf besluit om over te stappen van een traditionele hiërarchische structuur naar een meer platte organisatiestructuur waarbij meer nadruk ligt op samenwerking en teamwerk.

De acht stappen van Kotter kunnen als volgt worden toegepast:

1. Creëer een gevoel van urgentie: leg uit waarom de verandering nodig is en waarom het belangrijk is om deze snel door te voeren. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door te wijzen op concurrentie of veranderende markttrends.
2. Vorm een krachtige coalitie: identificeer de belangrijkste stakeholders en vorm een coalitie van mensen die de verandering zullen ondersteunen en bepleiten. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door sleutelfiguren uit verschillende afdelingen bijeen te brengen.
3. Ontwikkel een visie en strategie: definieer een duidelijke visie voor de verandering en ontwikkel een strategie om deze te bereiken. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door workshops te organiseren waarbij medewerkers worden betrokken bij het ontwikkelen van de visie en strategie.
4. Communiceer de verandering: zorg voor duidelijke communicatie over de verandering en wat dit betekent voor de organisatie en de individuele medewerkers. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door regelmatige updates en communicatiekanalen te gebruiken die passen bij de doelgroep.
5. Versterk de betrokkenheid en creëer draagvlak: creëer een cultuur van betrokkenheid door medewerkers te betrekken bij de verandering en te laten zien hoe hun bijdrage bijdraagt aan het succes van de verandering. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door het bieden van trainingen en ondersteuning.
6. Creëer korte termijn successen: zorg voor snelle successen om momentum te creëren en het vertrouwen te versterken. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door het implementeren van kleine veranderingen die snel resultaat opleveren.
7. Consolideer en bouw voort op de verandering: versterk de verandering door deze te integreren in de organisatie en ervoor te zorgen dat deze wordt geborgd. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door het aanpassen van beleid, processen en systemen.
8. Veranker de nieuwe manier van werken in de organisatie: zorg ervoor dat de nieuwe manier van werken wordt geïntegreerd in de bedrijfscultuur en dat dit wordt geborgd op lange termijn. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door het belonen van medewerkers die bijdragen aan de verandering en het aanpassen van beoordelingscriteria.

Zorginstelling

Hoe zou je de acht veranderstappen van Kotter kunnen toepassen maar dan specifiek gericht op een zorginstelling?

1. Creëer een gevoel van urgentie: het is belangrijk om een gevoel van urgentie te creëren binnen de zorginstelling om ervoor te zorgen dat veranderingen worden doorgevoerd. Dit kan bijvoorbeeld gedaan worden door gegevens te delen die aantonen dat de zorginstelling achterblijft bij vergelijkbare instellingen, of door de resultaten van patiëntenenquêtes te bespreken waaruit blijkt dat er ruimte is voor verbetering.
2. Vorm een krachtig team: het is belangrijk om een team samen te stellen met leden van verschillende afdelingen die kunnen bijdragen aan de verandering. Dit team moet goed geïnformeerd en gemotiveerd zijn om veranderingen door te voeren. Bijvoorbeeld, het samenstellen van een team bestaande uit artsen, verpleegkundigen, administratieve medewerkers en patiëntvertegenwoordigers om de communicatie binnen de instelling te verbeteren.
3. Stel een visie en strategie op: ontwikkel een duidelijke visie en strategie die de veranderingen die nodig zijn in de instelling beschrijft. Bijvoorbeeld, een visie waarin de nadruk ligt op het verbeteren van de kwaliteit van zorg en patiënttevredenheid.
4. Communiceer de verandering: zorg ervoor dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de veranderingen die komen gaan en wat er van hen wordt verwacht. Dit kan bijvoorbeeld door het organiseren van vergaderingen, trainingen en andere communicatiemiddelen om de boodschap effectief over te brengen.
5. Verwijder obstakels: identificeer en verwijder obstakels die de veranderingen in de weg staan. Bijvoorbeeld, het oplossen van IT-problemen of het stroomlijnen van werkprocessen om de efficiëntie te verbeteren.
6. Genereer korte termijn successen: zorg voor enkele kleine, maar tastbare successen die de voordelen van de veranderingen zichtbaar maken voor het hele team. Bijvoorbeeld, het verminderen van de wachttijd voor patiënten of het verhogen van de patiënttevredenheid.
7. Consolideer de ‘winst’ en blijf veranderen: zorg ervoor dat de veranderingen worden geconsolideerd en de nieuwe werkwijzen worden geïntegreerd in de dagelijkse praktijk. Blijf ook vernieuwen en verbeteren om ervoor te zorgen dat de instelling zich blijft ontwikkelen. Bijvoorbeeld, door regelmatig de resultaten te meten en te evalueren en waar nodig veranderingen door te voeren.
8. Veranker de nieuwe benadering in de bedrijfscultuur: zorg ervoor dat de nieuwe manier van werken verankerd wordt in de bedrijfscultuur. Bijvoorbeeld, door nieuwe medewerkers te trainen in de nieuwe benadering en door de veranderingen op te nemen in de processen en procedures.

Meer complexe organisaties

Wanneer je in een grotere, complexe organisatie werkt, neemt de veranderuitdaging ook grotere vormen aan. Ook dan kan je de acht veranderstappen van Kotter toepassen.

Stap 1: creëer Urgentie

In een grote organisatie of bedrijf kan deze stap worden toegepast door bijvoorbeeld het identificeren van trends in de markt of veranderingen in de industrie die de huidige manier van werken in gevaar brengen. Het bedrijf kan ook interne problemen identificeren die de productiviteit, winstgevendheid of reputatie van het bedrijf beïnvloeden.

Een paar voorbeelden zijn:

• Het bedrijf kan externe factoren onderzoeken, zoals concurrentie, veranderende wetgeving of economische veranderingen, om te begrijpen hoe deze factoren van invloed zijn op het bedrijf en om te bepalen waar de verandering nodig is.
• Het bedrijf kan feedback vragen van klanten, leveranciers en andere belanghebbenden om te begrijpen waar de huidige processen en diensten verbeterd kunnen worden.
• Het bedrijf kan interne problemen aanpakken, zoals lage productiviteit, hoge kosten of slechte kwaliteit van de producten of diensten, om te bepalen waar de verandering nodig is.
• Het bedrijf kan workshops of presentaties organiseren om de medewerkers te informeren over de verandering en de urgentie te benadrukken, bijvoorbeeld door middel van statistieken en cijfers die de noodzaak van verandering ondersteunen.
• Het bedrijf kan een communicatieplan opstellen om de medewerkers op de hoogte te houden van de verandering en de urgentie te blijven benadrukken, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven, e-mails of interne communicatiekanalen.

Stap 2: vorm een krachtig team

Deze stap kan worden toegepast door bijvoorbeeld een cross-functioneel team samen te stellen met vertegenwoordigers uit verschillende afdelingen en regio’s. Dit team kan verantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen van een plan om de verandering te implementeren en de vooruitgang te monitoren.

Een paar voorbeelden zijn:

• Het bedrijf kan een projectteam oprichten met ervaren en getalenteerde medewerkers uit verschillende afdelingen en regio’s om het veranderingsproces te leiden.
• Het team kan een duidelijke visie ontwikkelen voor de verandering en deze communiceren naar de rest van de organisatie.
• Het team kan een analyse uitvoeren van de huidige processen en systemen om te bepalen waar de verandering nodig is en welke stappen moeten worden genomen om de verandering te implementeren.
• Het team kan de steun en betrokkenheid van belangrijke belanghebbenden, zoals leidinggevenden en sleutelmedewerkers, veiligstellen en hen helpen de verandering te begrijpen en te ondersteunen.
• Het team kan de benodigde middelen identificeren en toewijzen om de verandering te ondersteunen, zoals budget, personeel, technologie en training.
• Het team kan ervoor zorgen dat de communicatie open en transparant is, zodat alle belanghebbenden op de hoogte blijven van de voortgang van de verandering en eventuele uitdagingen die zich voordoen.

Stap 3: creëer een visie en strategie

De derde stap is om een visie en strategie te creëren voor de verandering. In een grote organisatie kan deze stap worden toegepast door bijvoorbeeld een duidelijke visie te ontwikkelen voor hoe het bedrijf er in de toekomst uit zal zien en wat er nodig is om deze visie te bereiken. Het bedrijf kan ook een strategie ontwikkelen om de veranderingen te implementeren en de gewenste resultaten te bereiken.

Een paar voorbeelden:

• Het bedrijf kan een visie ontwikkelen voor hoe het bedrijf zich in de toekomst zal ontwikkelen, bijvoorbeeld door nieuwe markten te betreden, nieuwe producten te ontwikkelen of nieuwe technologieën te gebruiken.
• Het bedrijf kan een strategie ontwikkelen om de veranderingen te implementeren en de gewenste resultaten te bereiken, bijvoorbeeld door middel van een stapsgewijze aanpak of door de veranderingen in één keer door te voeren.
• Het bedrijf kan de visie en strategie communiceren naar de rest van de organisatie, zodat alle medewerkers op dezelfde pagina zitten en weten wat er van hen verwacht wordt.
• Het bedrijf kan de visie en strategie aanpassen aan de verschillende culturen en regio’s waarin het bedrijf opereert, om ervoor te zorgen dat de veranderingen passen bij de lokale omstandigheden en behoeften.
• Het bedrijf kan een duidelijke roadmap ontwikkelen om de veranderingen te implementeren, inclusief concrete acties, mijlpalen en verantwoordelijkheden.
• Het bedrijf kan ervoor zorgen dat de visie en strategie worden ondersteund door de juiste middelen, zoals budget, personeel en technologie, en dat deze middelen beschikbaar zijn wanneer ze nodig zijn.

Stap 4: communiceer de verandering

De vierde stap is om de verandering te communiceren naar alle belanghebbenden in de organisatie. In een groot bedrijf kan deze stap worden toegepast door ervoor te zorgen dat de communicatie effectief is en aangepast aan de verschillende culturen en talen waarin het bedrijf opereert.

Een paar voorbeelden van stap 4 zijn:

• Het bedrijf kan een communicatiestrategie ontwikkelen die is afgestemd op de verschillende culturen en talen waarin het bedrijf opereert, bijvoorbeeld door gebruik te maken van lokale media en sociale media.
• Het bedrijf kan belanghebbenden op verschillende niveaus en in verschillende regio’s informeren over de veranderingen en hen laten weten hoe deze veranderingen hen zullen beïnvloeden.
• Het bedrijf kan regelmatig communiceren over de voortgang van de veranderingen, bijvoorbeeld via nieuwsbrieven, vergaderingen en videoconferenties.
• Het bedrijf kan gebruikmaken van storytelling en voorbeelden om de veranderingen te illustreren en te laten zien hoe ze waarde zullen creëren voor het bedrijf en zijn klanten.
• Het bedrijf kan feedback en vragen van belanghebbenden aanmoedigen en erop reageren om ervoor te zorgen dat de communicatie tweerichtingsverkeer is.
• Het bedrijf kan de communicatie afstemmen op de verschillende rollen en verantwoordelijkheden van belanghebbenden, zodat de juiste informatie wordt geleverd aan de juiste mensen op het juiste moment.

Stap 5: versterk de verandering

De vijfde stap van het Kotter 8-stappen model is om de verandering te versterken door de nieuwe werkwijze te integreren in de cultuur van de organisatie. In een internationaal opererend bedrijf kan deze stap worden toegepast door ervoor te zorgen dat de veranderingen niet alleen worden geaccepteerd, maar ook worden omarmd door de verschillende culturen waarin het bedrijf opereert.

Een paar voorbeelden zijn:

• Het bedrijf kan zorgen voor voldoende training en ondersteuning om de nieuwe manier van werken in de organisatie te integreren en te versterken. Deze training kan gericht zijn op zowel individuele medewerkers als teams.
• Het bedrijf kan feedbackmechanismen implementeren om te evalueren hoe goed de veranderingen worden geaccepteerd en om mogelijke obstakels te identificeren. Op basis van deze feedback kan het bedrijf aanpassingen doorvoeren om de veranderingen te versterken.
• Het bedrijf kan verantwoordelijkheden en beloningen opnieuw toewijzen om de nieuwe manier van werken te ondersteunen en te versterken. Dit kan onder meer betekenen dat er nieuwe functies en verantwoordelijkheden worden gecreëerd om de veranderingen te ondersteunen.
• Het bedrijf kan een cultuur van verandering aanmoedigen en stimuleren door te erkennen en te belonen dat medewerkers openstaan voor nieuwe ideeën en initiatieven.
• Het bedrijf kan de veranderingen vieren en succesverhalen delen om te laten zien hoe de veranderingen positieve resultaten opleveren. Hierbij kunnen lokale feesten en bijeenkomsten worden georganiseerd om het succes van de verandering te vieren.
• Het bedrijf kan veranderingen integreren in de dagelijkse processen en procedures van de organisatie, zodat de nieuwe manier van werken normaal wordt en niet als een afwijking van het normale proces wordt beschouwd.

Stap 6: maak de veranderingen duurzaam

De zesde stap is om ervoor te zorgen dat de veranderingen duurzaam worden gemaakt. In een internationaal opererend bedrijf kan deze stap worden toegepast door ervoor te zorgen dat de veranderingen worden geïntegreerd in de kernprocessen van de organisatie en dat de veranderingen ook op lange termijn worden behouden.

Een paar voorbeelden:

• Het bedrijf kan zorgen voor duidelijke communicatie en educatie om ervoor te zorgen dat alle medewerkers goed begrijpen waarom de veranderingen worden doorgevoerd en wat hun rol is bij het behouden van de veranderingen op de lange termijn.
• Het bedrijf kan de veranderingen opnemen in de kernprocessen van de organisatie, zodat ze automatisch worden uitgevoerd zonder de noodzaak van aanvullende interventies. Dit kan bijvoorbeeld worden bereikt door de procedures voor het aanwerven en trainen van nieuwe medewerkers aan te passen.
• Het bedrijf kan de veranderingen integreren in de kernwaarden en missie van de organisatie, zodat deze veranderingen worden erkend als onderdeel van de bedrijfscultuur en op lange termijn worden gehandhaafd.
• Het bedrijf kan beloningen en erkenningssystemen implementeren om het behoud van de veranderingen te stimuleren. Bijvoorbeeld het opnemen van veranderingsresultaten in de jaarlijkse beoordelingen van medewerkers.
• Het bedrijf kan een continue verbeteringsproces implementeren om ervoor te zorgen dat de veranderingen worden geëvalueerd en indien nodig worden aangepast om de effectiviteit te maximaliseren.
• Het bedrijf kan de veranderingen documenteren en ervoor zorgen dat deze beschikbaar zijn voor nieuwe medewerkers. Dit zorgt ervoor dat de veranderingen niet worden vergeten en dat nieuwe medewerkers deze gemakkelijk kunnen integreren in hun werkzaamheden.
• Het bedrijf kan de veranderingen regelmatig evalueren en benchmarken met concurrenten om te zorgen dat de organisatie zich blijft ontwikkelen. Dit zorgt ervoor dat het bedrijf blijft verbeteren en de concurrentie voor blijft.

Stap 7: consolideer verbeteringen en produceer meer veranderingen

De zevende stap is gericht op het consolideren van de verbeteringen die zijn bereikt en het produceren van meer veranderingen. In een grotere, complexere organisatie kan deze stap worden toegepast door ervoor te zorgen dat de organisatie zich blijft ontwikkelen en zich aanpast aan veranderende omstandigheden.

Een paar voorbeelden:

• Het bedrijf kan een cultuur van continue verbetering stimuleren door regelmatig nieuwe ideeën en suggesties van medewerkers te verzamelen. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door een ideeënbox of -platform te implementeren.
• Het bedrijf kan nieuwe veranderingen implementeren om ervoor te zorgen dat het blijft innoveren en zich aanpast aan veranderende omstandigheden. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door de introductie van nieuwe technologieën of nieuwe producten/diensten.
• Het bedrijf kan nieuwe projecten starten om ervoor te zorgen dat het blijft groeien en zich ontwikkelt. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door het uitbreiden naar nieuwe markten of het ontwikkelen van nieuwe bedrijfsmodellen.
• Het bedrijf kan ervoor zorgen dat er voldoende middelen en capaciteit beschikbaar zijn om nieuwe projecten te ondersteunen. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door ervoor te zorgen dat er voldoende financiering beschikbaar is of door het inhuren van nieuwe medewerkers.
• Het bedrijf kan ervoor zorgen dat de nieuwe veranderingen worden ondersteund door de organisatiecultuur. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door ervoor te zorgen dat de nieuwe veranderingen in lijn zijn met de missie, visie en kernwaarden van de organisatie.
• Het bedrijf kan ervoor zorgen dat er een duidelijke strategie en planning is voor het produceren van meer veranderingen. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door het opstellen van een roadmap voor de komende jaren, waarin nieuwe projecten en initiatieven zijn opgenomen.
• Het bedrijf kan ervoor zorgen dat er voldoende communicatie en betrokkenheid is van alle belanghebbenden bij het produceren van meer veranderingen. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door het opzetten van een projectteam en het betrekken van medewerkers bij de besluitvorming.

Stap 8: veranker de verandering

De laatste stap is om de verandering te verankeren in de organisatiecultuur. Dit is belangrijk om ervoor te zorgen dat de verandering blijvend is en niet wordt teruggedraaid.

Deze stap kan worden toegepast door bijvoorbeeld het ontwikkelen van nieuwe bedrijfsprocessen, beleid en systemen die de verandering ondersteunen en ervoor zorgen dat de verandering is geïntegreerd in de dagelijkse activiteiten van de organisatie. Het bedrijf kan ook training en ontwikkelingsprogramma’s aanbieden om de vaardigheden van de werknemers aan te scherpen en hen te helpen zich aan te passen aan de nieuwe manier van werken.

Een paar voorbeelden:

• Het bedrijf kan een feedbackmechanisme opzetten om de voortgang van de verandering te meten en eventuele problemen of uitdagingen die zich voordoen, aan te pakken.
• Het bedrijf kan een beloningssysteem invoeren om de werknemers te motiveren en te belonen voor hun inspanningen om de verandering te ondersteunen.
• Het bedrijf kan de verandering opnemen in de missie, visie en waarden van de organisatie om ervoor te zorgen dat het een integraal onderdeel is van de bedrijfscultuur.
• Het bedrijf kan regelmatige training en ontwikkelingsprogramma’s aanbieden om de kennis en vaardigheden van de werknemers up-to-date te houden en ervoor te zorgen dat ze zich comfortabel voelen bij de nieuwe manier van werken.
• Het bedrijf kan nieuwe prestatie-indicatoren opstellen die de verandering ondersteunen en ervoor zorgen dat de werknemers zich bewust zijn van de prestatie-eisen.

On 16 March 2023   /   Verandermanagement