Vrijwel elke organisatie heeft inmiddels een standpunt over hybride werken. Twee dagen op kantoor, drie dagen thuis, of een variant daarop. Wat veel van die afspraken gemeen hebben, is dat ze zijn opgesteld zonder te onderzoeken wat mensen daadwerkelijk naar kantoor beweegt. En dat blijkt iets anders te zijn dan de meeste beleidsstukken aannemen.
De werkplek als argument
Uit onderzoek naar werkplek en kantoorbezoek van Van Garderen Kantoormeubelen, uitgevoerd onder 1.050 werkenden in Nederland en representatief op leeftijd, geslacht en regio, blijkt dat een beter ingerichte werkplek de bereidheid vergroot om vaker naar kantoor te komen. Op een schaal van 1 tot 10 scoren werknemers van 18 tot 24 jaar gemiddeld 6,2 op die vraag, en 25 tot 34 jarigen 6,1.
De bereidheid neemt daarna af met de leeftijd: 4,2 bij 45 tot 54 jarigen en 3,6 bij werknemers van 65 jaar en ouder. Het verschil tussen de jongste en de oudste groep is bijna een factor twee, en dat is voor een enkele beleidsvariabele opmerkelijk groot.
Waarom leeftijd hier verschil maakt
De verklaring is eerder ruimtelijk dan generationeel. Jongere werknemers wonen vaker kleiner en hebben zelden een aparte werkkamer. Voor hen is de keuken of de slaapkamer de thuiswerkplek. Oudere werknemers hebben thuis doorgaans wel een vaste, ingerichte plek.
Daarmee is het kantoor voor de jongste groep een objectieve verbetering ten opzichte van thuis, mits de werkplek daar op orde is. Voor de oudste groep is het dat niet, en dan blijft alleen de reistijd over als afweging. Wie het beleid alleen op reisafstand baseert, mist dus precies de groep die het makkelijkst te overtuigen is.
Een kanttekening bij dezelfde groep
Hier zit een spanning in die het overwegen waard is. Diezelfde jonge werknemers zijn namelijk het minst tevreden over hun werkplek. Van de 18 tot 24 jarigen is 71,0 procent tevreden, tegenover 82,4 procent bij 55 plussers. Gemiddeld over alle leeftijden ligt de werkplektevredenheid op een 7,3.
De groep die het sterkst reageert op een betere werkplek, beoordeelt de huidige werkplek dus het laagst. Dat is geen tegenstelling maar een verklaring: zij hebben het meeste te winnen. Voor een organisatie die aanwezigheid op kantoor wil verhogen, is dat een bruikbaar gegeven, omdat het aangeeft waar de investering het meeste rendement oplevert.
“Een goed ingerichte werkplek blijkt voor jongere werknemers een concrete reden om naar kantoor te komen. Dat is relevant voor organisaties die nadenken over hybride werken.”
Bart Massa, Van Garderen Kantoormeubelen
Wat werkt en wat niet
Uit de toelichtingen in het onderzoek komen vier oorzaken van ontevredenheid naar voren: drukte en ruimtegebrek, ergonomie van de werkplek, klimaat en temperatuur, en geluid en afleiding in open ruimtes. Alle vier zijn oplosbaar, maar ze verschillen sterk in doorlooptijd en kosten.
Bij ergonomie speelt bovendien een wettelijke verplichting mee. Het Arbobesluit stelt eisen aan de inrichting van beeldschermwerkplekken; het ministerie van SZW vat op Arboportaal samen wat de wet zegt over fysieke belasting. Dat maakt het de enige van de vier waar niet handelen ook een risico op zichzelf is.
Ruimtegebrek en akoestiek vragen om een ingreep in de plattegrond. Klimaat vraagt om installatietechniek. Ergonomie is de enige van de vier die je binnen een paar weken kunt regelen zonder dat er iemand hoeft te verhuizen. Een verstelbaar bureau en een goed instelbare stoel per werkplek zijn een concrete maatregel met een meetbaar effect.
Het meetbare effect van ergonomie
Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat 8,7 procent van de werknemers met een ergonomische bureaustoel lichamelijke klachten meldt, tegenover 20,4 procent bij een standaard stoel. Statistisch komt dat neer op ongeveer 63 procent minder kans op klachten. De tevredenheid over de werkplek ligt bij deze groep op 83,6 procent, tegenover 63,4 procent zonder ergonomische stoel.
Voor werkplekken die door meerdere mensen worden gebruikt, is hoogteverstelling bovendien het enige praktische antwoord op verschillende lichaamslengtes. Een elektrisch zit-sta bureau is daarmee bij flexplekken eerder een randvoorwaarde dan een extraatje.
Wat dit betekent voor je beleid
Behandel de werkplek als beleidsinstrument en niet als facilitaire kostenpost. Als het doel is dat mensen vaker komen, is de kwaliteit van de plek waar zij dan zitten een directe variabele in dat doel.
Richt de investering op de groep met het grootste effect. Dat zijn de jongste medewerkers, en dat is meestal niet de groep met de beste plek in het pand.
En meet het. Een korte uitvraag onder medewerkers over ergonomie, geluid, klimaat en ruimte kost weinig en levert een concrete prioriteitenlijst op. Zonder die uitvraag is elke investering in het kantoor een gok, en gokken is bij dit soort bedragen een dure gewoonte.
Verified content: alle content op deze website is grondig gecheckt op betrouwbaarheid. Ieder model is voorzien van een bondige uitleg, praktisch toepasbare tools en sjablonen of tips voor boeken en artikelen: managementmodellensite is dé site voor praktisch toepasbare informatie over modellen.
