Bij een groeiende organisatie merk je dat ook de werkzaamheden achter de schermen aan verandering onderhevig zijn. Er komen medewerkers bij en teams worden groter. Bovendien moet er ook meer achter de schermen geregeld worden, zodat deze nieuwe medewerkers hun taken goed kunnen blijven uitvoeren. Werkwijzen die met tien medewerkers prima functioneerden, kunnen bij vijftig medewerkers ineens voor problemen zorgen. Het is daarom belangrijk om ook regelmatig te kijken of de interne organisatie nog goed werkt.
Kijk opnieuw naar bestaande processen
Binnen een klein bedrijf worden veel dingen onderling geregeld. Een korte vraag aan een collega is soms genoeg om een bestelling goed te keuren of een klant verder te helpen. Naarmate het bedrijf groeit, wordt dat lastiger. Niet iedereen weet meer automatisch wat er speelt en er zijn meer mensen bij hetzelfde proces betrokken. Dit is een goed moment om de huidige werkwijzen eens te evalueren. Daarbij hoeft niet ieder klein proces direct uitgebreid te worden vastgelegd. Begin bijvoorbeeld met werkzaamheden waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn of waar regelmatig iets misgaat. Vanuit daar kan de werkwijze verder worden verbeterd.
Laat ook de digitale voorzieningen meegroeien
Ook de digitale voorzieningen krijgen meer te verwerken op het moment dat een organisatie verandert of groeit. Er komen extra werkplekken bij en medewerkers moeten ook de juiste digitale werkomgeving hebben om hun werk goed uit te kunnen voeren. Het kan daarom verstandig zijn om bij groei opnieuw te kijken naar internet voor bedrijven en de rest van de IT-omgeving. Het kan namelijk zijn dat er een groter abonnement afgesloten moet worden op het moment dat de hoeveelheid werknemers en taken toeneemt. Zo zorg je voor een betrouwbare en snelle internetverbinding voor al je medewerkers. Kijk daarbij verder dan alleen de snelheid van de internetverbinding. Ook het interne netwerk, wifi, beveiliging en toegang tot bedrijfssoftware spelen een rol.
Maak verantwoordelijkheden duidelijk
Met meer medewerkers wordt een duidelijke taakverdeling steeds belangrijker. Anders kan het gebeuren dat twee collega’s hetzelfde oppakken zonder dit van elkaar te weten. Ook kan het zijn dat bepaalde taken onverhoopt blijven liggen. Een hulpmiddel dat hiervoor gebruikt kan worden, is het RACI-model. Daarmee wordt per taak of proces vastgelegd wie het uitvoert, wie eindverantwoordelijk is en welke mensen moeten worden geraadpleegd of geïnformeerd. Zo’n model is vooral handig bij processen waarbij verschillende teams samenwerken.
Leidinggeven verandert mee
Ook voor leidinggevenden kan groei behoorlijk wat veranderen. In een klein team is het nog mogelijk om bij vrijwel iedere beslissing betrokken te zijn. Naarmate er meer medewerkers bij komen, wordt dat steeds moeilijker. Verantwoordelijkheden zullen daardoor vaker bij andere medewerkers of teamleiders komen te liggen. Daarbij helpt het om duidelijk af te spreken welke beslissingen iemand zelfstandig mag nemen en wanneer overleg nodig is. Zo hoeft niet iedere vraag via dezelfde persoon te lopen. Ga dus op zoek naar wat voor jou werkt en creëer zo authentiek leiderschap.
Blijf controleren of de werkwijze nog past
Het is goed om af en toe te kijken waar medewerkers tegenaan lopen en dus zodanig te controleren of de werkwijze nog past. Misschien duurt een bepaalde taak steeds langer of worden steeds dezelfde vragen gesteld. Ook cijfers kunnen laten zien waar verbetering mogelijk is. Denk bijvoorbeeld aan doorlooptijden, klanttevredenheid of het aantal fouten dat wordt gemaakt. Je kunt hier dashboards voor bijhouden en bespreek daarnaast met medewerkers wat zij in de praktijk merken.
Verified content: alle content op deze website is grondig gecheckt op betrouwbaarheid. Ieder model is voorzien van een bondige uitleg, praktisch toepasbare tools en sjablonen of tips voor boeken en artikelen: managementmodellensite is dé site voor praktisch toepasbare informatie over modellen.
